La frontera entre los viajes de empresa y el MICE se difumina cada vez más
La tradicional separación entre los viajes de negocios individuales y los desplazamientos asociados a reuniones y eventos empieza a perder sentido. Las empresas buscan cada vez más una visión global de su movilidad corporativa y los proveedores tecnológicos están adaptando sus plataformas a esta nueva realidad.
Una muestra de esta evolución es la adquisición de Troop, plataforma especializada en planificación de reuniones y logística de viajes de grupo, por parte de Spotnana, compañía tecnológica especializada en viajes corporativos.
Según informa Skift Meetings, la operación permitirá gestionar reuniones, eventos y viajes de negocios individuales sobre una misma infraestructura tecnológica. Los términos económicos del acuerdo no se han hecho públicos.
La operación va más allá de una adquisición empresarial y apunta a un cambio en la propia organización de los programas de viajes. De acuerdo con los datos de Business Travel Show Europe recogidos por Skift, más del 60% de los profesionales de viajes corporativos y compras tienen ya responsabilidades tanto sobre los viajes como sobre las reuniones, frente al 50% registrado en 2025.
Una parte importante del gasto corporativo
El interés por integrar ambas áreas tiene una clara dimensión económica. Spotnana calcula que las reuniones y eventos pueden representar hasta el 40% del gasto total en viajes de una compañía. Sin embargo, tradicionalmente ese presupuesto ha estado repartido entre distintos departamentos y herramientas.
Así, la elección y contratación del espacio puede depender de un organizador de eventos, mientras un asistente ejecutivo coordina a los participantes, el travel manager gestiona vuelos y hoteles y el departamento financiero controla los gastos. El resultado es una información fragmentada que dificulta obtener una visión completa del coste y del retorno de la actividad.
La integración de las plataformas pretende precisamente romper esos silos. Troop nació como una herramienta para responder a una pregunta básica en cualquier reunión: ¿cuál es el mejor lugar para reunir a todos los participantes? A partir de ahí, su tecnología se ha ampliado para gestionar asistentes, confirmaciones, agendas, presupuestos, coordinación de viajes, aprobaciones e informes.
Spotnana aporta la infraestructura propia del viaje corporativo: reservas y asistencia al viajero, perfiles, políticas de viaje, tarifas negociadas, proveedores preferentes y medios de pago.
La combinación de ambas tecnologías permitiría, por ejemplo, seleccionar el destino más adecuado para celebrar una reunión y gestionar posteriormente los desplazamientos de los asistentes dentro del mismo entorno. Al mismo tiempo, el travel manager podría visualizar esos viajes junto al resto de desplazamientos corporativos, mientras compras y finanzas dispondrían de una fotografía más completa del gasto.
Más presión para demostrar el valor del viaje
La convergencia se produce además en un contexto en el que las compañías están prestando mayor atención al retorno de sus inversiones en viajes y encuentros presenciales.
Skift cita un estudio de SAP Concur publicado el pasado mes de junio según el cual cerca del 90% de los directores financieros considera necesario mejorar la forma en que se demuestra la contribución de los viajes de negocios a los objetivos empresariales.
El travel manager amplía su territorio
Detrás de esta evolución tecnológica aparece también un cambio en el papel del travel manager. Durante años, las reuniones y eventos han estado frecuentemente en manos de marketing, recursos humanos, departamentos específicos de eventos o incluso de las propias direcciones de las compañías, mientras los responsables de viajes se concentraban en los desplazamientos individuales de los empleados.
Pero esa división resulta cada vez más difícil de justificar cuando las empresas quieren conocer y optimizar su gasto global en movilidad.
La misma persona puede realizar esta semana un viaje individual para visitar a un cliente y la siguiente desplazarse para participar en una convención corporativa. Desde el punto de vista de la gestión, las fronteras entre ambos viajes son cada vez menos relevantes: comparten viajeros, proveedores, políticas, datos, pagos y objetivos empresariales.