Política de viagens, um elemento-chave para maximizar a produtividade da empresa
A implementação de uma política de viagens eficaz e bem concebida ajuda as organizações a gerir os seus custos, a aumentar a eficiência e a garantir a transparência e a responsabilização pelas despesas dos trabalhadores. Pode ajudar as empresas a poupar entre 5-15% do seu orçamento de viagens.
O benefício mais relevante de ter uma ferramenta de gestão alinhada com as políticas de viagens da empresa é, sem dúvida, a poupança económica que representa.
Graças a políticas de aprovisionamento bem implementadas através de um sistema de aprovisionamento dedicado, as empresas podem poupar entre 5-15% do seu orçamento de viagens. Em números, uma empresa com um volume de viagens de 300k poderia beneficiar de poupanças de até 45.45.000&euros por ano.
Por esta razão, a Consultia Business Travel, empresa espanhola especializada na gestão integrada de viagens de negócios, segundo dados da sua solução Destinuxuxux, desenvolveu uma solução para a gestão de viagens de negócios;Destinux, oferece uma análise da nova geração de políticas de viagens para ajudar as empresas a gerir as viagens de negócios de acordo com as suas necessidades e as dos viajantes.
De acordo com a empresa, estes são os passos fundamentais para criar uma política de viagens eficaz:
• Monitorizar o cumprimento dos requisitos da política para garantir a conformidade e as directrizes acordadas, bem como com os valores da empresa.
• Tomar decisões em tempo real sobre os diferentes aspectos, podendo desagregar por departamentos ou unidades da empresa para analisar possíveis desvios ou implementar correcções no local.
• Centralização e integração de dados económicos;
Centralização e integração de dados económicos que fornecem um acompanhamento detalhado das despesas, permitindo-lhe analisar onde ou quem gasta mais orçamento e tomar decisões imediatas.
• Personalização das políticas de acordo com o departamento da empresa, unidade ou mesmo utilizador, tendo em conta as preferências pessoais.
Para ter uma política de viagens bem implementada e que acompanhe o contexto atual e as características e critérios organizacionais da empresa, é praticamente essencial ter ferramentas tecnológicas que ajudem a empresa não só a digitalizar, facilitar e automatizar todo este processo, mas também a atingir os seus objectivos.
Melhor satisfação dos funcionários e cultura da empresa
Quando os funcionários se sentem valorizados e ouvidos e as suas necessidades são atendidas, o seu nível de satisfação aumenta significativamente. Ao adaptar a política de viagens da empresa às necessidades e preferências individuais dos viajantes de negócios, é-lhes dada a oportunidade de ter uma experiência de viagem muito mais conveniente e agradável, o que tem um impacto direto no seu nível de produtividade e na medida em que atingem os seus objectivos.
Outra vantagem de oferecer políticas personalizadas e optimizadas que incluem o "salário emocional" é a retenção e a atração de talentos. A satisfação dos funcionários não só beneficia o indivíduo, como também tem um impacto positivo na cultura e no ambiente de trabalho de toda a empresa.
As políticas de viagem de nova geração também permitem a inclusão de práticas sustentáveis e amigas do ambiente, permitindo que as empresas demonstrem o seu compromisso com a responsabilidade empresarial ambientalmente consciente. Isto inclui considerar opções de transporte mais ecológicas, compensar as emissões de carbono e apoiar projectos de sustentabilidade.