Os custos dos eventos atingem um ponto de viragem
A indústria dos eventos não é alheia às actuais condições económicas. Os problemas orçamentais são agravados por outros factores, como a diminuição da afluência, o aumento das tarifas aéreas, a redução da disponibilidade de hotéis e locais de eventos, o aumento dos custos em toda a cadeia de abastecimento, para não mencionar a falta de pessoal qualificado.
As expectativas dos clientes continuam a pressionar os organizadores de eventos para manter altos padrões de serviço, apesar das restrições orçamentárias e custos crescentes e inflação, um problema que é ainda mais complicado pela falta de compreensão e pressão dos clientes;n, um problema que é ainda mais complicado pela falta de compreensão dos clientes e pela pressão para fazer mais por menos, de acordo com o relatório MPI Meetings Outlook “ outono de 2023”.
Mas, apesar dessas expectativas, muitos participantes em potencial estão optando por não participar de eventos por vários motivos, incluindo problemas de voo, restrições orçamentárias, considerações de segurança ou a zona de conforto do trabalho remoto estendido.
No entanto, estes obstáculos também criam uma oportunidade para os profissionais de eventos reformularem a sua abordagem e criarem experiências mais relevantes para os participantes. De acordo com Michael Scott, presidente da MPI's Greater New York Chapter, "os grupos que querem fazer com que as pessoas voltem às reuniões presenciais terão que repensar a forma como entregam o conteúdo e se concentrar no que é realmente importante".
Preços altos
A escassez de locais e hotéis disponíveis tornou-se um desafio significativo em muitos destinos, aumentando os preços. Compreender esta dinâmica é crucial para que as empresas e os organizadores de eventos tomem decisões informadas. Os efeitos da pandemia continuam a influenciar o sector dos eventos, com alguns destinos a suavizar os seus preços, enquanto outros estão a ser impulsionados pela crescente procura.
Isto é benéfico para os planeadores que gerem as viagens de incentivo e menos para os que organizam reuniões e eventos na cidade, uma vez que as taxas dos resorts estão a subir mais lentamente do que as dos hotéis da cidade, em grande parte devido à maior procura por parte das empresas. A receita por quarto disponível (RevPAR) para resorts teve um aumento de 5% em comparação com 2022, enquanto os hotéis nas principais cidades aumentaram 15% no mesmo período.
Os preços de acomodação, independentemente da escala, aumentaram 12% em comparação com os preços de 2019, com um aumento de 23% nas taxas de aé e um aumento de 25% nas contas de alimentos e bebidas. A estes aumentos junta-se um aumento de 20% nos salários dos trabalhadores dos hotéis em comparação com os níveis pré-pandémicos.
Como os orçamentos de muitas empresas em todo o país permanecem nos mesmos níveis do ano anterior, decisões como convidar menos pessoas, planear eventos com durações mais curtas ou reduzir experiências têm de ser enfrentadas.
Criar um evento impactante criando algo radicalmente diferente envolve um grande investimento. No final, tudo se resume à capacidade de um evento de criar um efeito cascata para o participante e sua rede, fazendo com que o investimento valha a pena.
De acordo com a Forbes, 80% dos profissionais de marketing dizem que os eventos presenciais desempenham um papel importante no sucesso das empresas que os hospedam. Além disso, quase 70% dos participantes relatam que as conferências e eventos B2B são a melhor maneira de aprender sobre novos produtos e serviços, de acordo com um relatório publicado pela Bizzabo.
Eventos bem-sucedidos
Criar eventos bem-sucedidos em termos de impacto e retorno do investimento pode ser muitas vezes um jogo de números. Se um evento em grande escala e com um orçamento elevado não conseguir captar a atenção, perde-se tempo, dinheiro e esforço. A organização de eventos mais pequenos e mais direccionados pode ser uma solução eficaz para conter os custos.
Para reduzir ainda mais o risco, os organizadores e os seus clientes podem tirar partido da tecnologia para expandir o seu alcance e reduzir os custos, incluindo os webinars. Embora os eventos virtuais tenham sido a única opção viável para reuniões durante a pandemia, eles continuam sendo um elemento básico no cenário das reuniões.
De acordo com um relatório publicado pela Splash, dos 670 profissionais de eventos que responderam à pesquisa, apenas 30% disseram que se concentram exclusivamente em eventos ao vivo, enquanto 43% disseram que trabalham com uma combinação de ambos.
A combinação de modalidades de eventos oferece às empresas a oportunidade de aumentar a visibilidade, adotando uma abordagem econômica e avaliando a melhor opção com base na estratégia geral de marketing da empresa.