O fator destino, um fator determinante para o sucesso dos eventos

Os profissionais de planeamento de eventos sabem que encontrar o parceiro de destino certo é muitas vezes o primeiro passo para realizar um evento de sucesso. James Jessie, diretor de vendas da Travel Portland e colaborador do Skift Meetings, fornece três dicas sobre como os destinos podem ajudar os planeadores do sector.

GERIR OS CUSTOS VOLTANDO AO BÁSICO

As reuniões e os eventos são mais caros do que nunca. É uma realidade para o sector. O conselho é voltar ao básico, procurar poupanças.

Em primeiro lugar, os impostos não são os mesmos em todos os destinos. Você precisa examinar atentamente suas despesas finais planejadas para escolher uma ou outra. Por exemplo, Portland não tem imposto sobre vendas, o que pode levar a economias significativas que não são facilmente visíveis nos estágios iniciais de planejamento.

Além disso, pode ser realmente útil ter flexibilidade de data para que você possa optar por destinos durante sua baixa temporada, quando os viajantes de lazer não aumentam as tarifas dos hotéis e os espaços estão mais disponíveis.

Além disso, embora possa parecer óbvio, vale a pena repetir: quanto maior for o grupo e o impacto económico, maior será a probabilidade de negociar com os destinos para obter apoio.

Contacte os gabinetes de turismo locais, especialmente os serviços de convenções, no início do processo de planeamento. A função deles é facilitar o seu trabalho. Peça a sua colaboração, informe-se sobre os seus incentivos financeiros.

GARANTIR A SEGURANÇA

A segurança é fundamental para qualquer evento em qualquer local. É uma regra universal para todos os participantes, por isso é importante e deve fazer parte das suas primeiras reuniões com qualquer destino.

É bom fazer uma lista de requisitos o mais cedo possível e certificar-se de que o destino escolhido pode atendê-los. Na maior parte das vezes, os participantes querem simplesmente saber que alguém está lá a zelar pela sua segurança. Pode ser tão simples como garantir que o pessoal de segurança esteja claramente visível.

A outra parte é garantir que os participantes se sintam bem-vindos. A seleção do destino também pode desempenhar aqui um papel importante. Idealmente, a cidade anfitriã deve compartilhar os valores da delegação visitante ou, no mínimo, não estar em desacordo com eles.

O ATRATIVO LAZER

A palavra que se tornou moda no mundo das viagens e eventos corporativos nos últimos anos é "lazer", embora o conceito sempre tenha existido.

Simplificando, as pessoas estão mais envolvidas com destinos que têm atracções de lazer e turismo. Se isto não fosse verdade, todas as cidades construiriam simplesmente o seu centro de convenções perto do aeroporto.

Da mesma forma, a maioria de nós é influenciada pelos nossos parceiros, famílias e amigos. Se fizer uma convenção num destino desejável, é provável que alguém próximo queira juntar-se a si se houver a possibilidade de prolongar a estadia, o que é um incentivo adicional.

É por isso que é altamente recomendável escolher destinos com a possibilidade de criar um programa de lazer complementar às sessões oficiais. Pode ser uma poderosa ferramenta de marketing para aumentar a participação. E ébom tanto para o evento como para o destino.