As empresas reforçam o controlo face às notas de despesas criadas com IA
A digitalização da gestão de despesas corporativas simplificou os processos administrativos para as empresas e os colaboradores, mas também deu origem a novos desafios. Um estudo internacional elaborado pela Perk revela que uma parte significativa dos viajantes de negócios reconhece ter falsificado despesas em alguma ocasião e que a inteligência artificial começa a desempenhar um papel relevante nestas práticas.
A transformação digital está a mudar a forma como as empresas gerem as viagens de negócios e as notas de despesas. No entanto, as novas ferramentas tecnológicas não só estão a facilitar os processos de controlo e automatização, como também estão a ser utilizadas por alguns colaboradores para tentar contornar as políticas internas das empresas/p>
É o que revela um estudo elaborado pela Perk junto de 8 000 profissionais de cinco países, entre os quais a Espanha, onde foram inquiridos 1 000 funcionários que viajam habitualmente em trabalho e apresentam despesas corporativas. De acordo com os resultados, 21% dos viajantes de negócios espanhóis reconhecem falsificar despesas habitualmente, enquanto 57% admitem tê-lo feito pelo menos uma vez ao longo da sua carreira profissional.
Para além destes números, o dado que mais chama a atenção é o papel crescente da inteligência artificial neste domínio. O relatório indica que 43% dos inquiridos em Espanha afirmam ter utilizado, pelo menos uma vez, recibos gerados por IA para justificar despesas, enquanto 8% afirmam fazê-lo habitualmente.
O surgimento de ferramentas capazes de criar documentos aparentemente autênticos em questão de segundos está a suscitar preocupação entre as empresas, especialmente num momento em que a automatização dos processos financeiros e de controlo assume cada vez mais destaque.
Refeições, representação e transporte
As despesas relacionadas com a restauração continuam a ser a área onde se concentram mais incidentes. O estudo identifica as refeições e jantares como a categoria em que ocorrem irregularidades com maior frequência, seguidas das despesas de representação com clientes e das deslocações de táxi ou quilometragem.
A investigação revela também que estas práticas são amplamente conhecidas no seio das organizações. Cerca de oito em cada dez profissionais espanhóis afirmam ter observado como colegas de trabalho apresentaram despesas que não correspondiam à realidade.
Embora o valor médio atribuído a estas irregularidades se situe em cerca de 250 euros por ano por colaborador em Espanha, o fenómeno preocupa especialmente devido ao seu potencial crescimento num contexto marcado pela expansão das ferramentas de inteligência artificial generativa.
Novos desafios para as empresas
A gestão das despesas corporativas depara-se, assim, com um novo cenário. Tradicionalmente, as empresas em suas políticas claras de viagens, definir limites orçamentais e reforçar os processos de aprovação. No entanto, a capacidade da IA para gerar comprovativos, faturas ou recibos cada vez mais sofisticados está a obrigar a repensar os mecanismos de controlo.
Paralelamente, muitas organizações estão a incorporar sistemas automatizados de deteção, capazes de analisar padrões de despesas, identificar anomalias e verificar a autenticidade da documentação apresentada pelos colaboradores.
A evolução tecnológica está a transformar a gestão de despesas corporativas numa corrida constante entre as novas formas de fraude e as ferramentas destinadas a preveni-la. Um desafio que, segundo o estudo, já faz parte da realidade quotidiana das viagens corporativas.