«O novo valor dos espaços reside na personalização e na capacidade de adaptação»

A personalização, a flexibilidade e a tecnologia estão a redefinir o mercado dos espaços para eventos corporativos. Nesta entrevista, Sara Berdón, Diretora de Eventos da Cloudworks, analisa como evoluíram as necessidades das empresas, quais os fatores que mais pesam na hora de escolher um local e quais serão as tendências que marcarão o futuro do setor MICE.

¿Como é que a procura por parte das empresas mudou na hora de escolher espaços para eventos corporativos nos últimos anos?

Cada vez mais, as empresas procuram espaços diferentes, versáteis e flexíveis que lhes permitam personalizar ao máximo os seus eventos e oferecer uma experiência alinhada com as suas necessidades, os valores da marca e os objetivos estratégicos de cada encontro. As marcas pretendem surpreender os seus convidados com locais singulares, um design cuidado e, em muitos casos, com a melhor tecnologia disponível para elevar a experiência.

¿Do ponto de vista comercial, que fatores as empresas valorizam mais atualmente: localização, tecnologia, flexibilidade, sustentabilidade, preço ou experiência do participante?

Na minha experiência, o preço continua a ser um fator determinante, mas a localização, a flexibilidade e a experiência global do participante são os aspetos que mais pesam na decisão final.

Dispor de um espaço bem servido por transportes, oferecer um elevado grau de personalização, acompanhar o organizador ao longo de todo o processo de coordenação com os fornecedores e garantir uma experiência diferenciada aos participantes são elementos fundamentais. A tecnologia também desempenha um papel importante e, neste sentido, considero fundamental trabalhar com fornecedores que estejam na vanguarda e possam oferecer as melhores soluções audiovisuais e técnicas.

No que diz respeito à sustentabilidade, embora seja um aspeto que está a ganhar destaque e a suscitar cada vez mais interesse, devo dizer que, pelo menos com base na minha experiência, ainda não costuma ser um fator decisivo na escolha do espaço por parte da maioria das empresas.

O que deve um espaço para eventos oferecer atualmente para se diferenciar num mercado MICE cada vez mais competitivo?

O design, a localização e as vistas são elementos com grande poder de diferenciação. Os espaços que combinam interiores com luz natural abundante e zonas exteriores são cada vez mais procurados, uma vez que proporcionam versatilidade e enriquecem a experiência do evento.

Além disso, considero fundamental contar com uma rede de fornecedores de confiança que conheçam bem o espaço, oferecer propostas personalizadas para cada cliente e manter a flexibilidade necessária durante toda a produção do evento. É essa capacidade de adaptação que permite alcançar excelentes resultados e criar uma experiência memorável para os participantes.

¿Como é que a relação entre os espaços para eventos, as agências de eventos e os departamentos corporativos responsáveis pela organização de eventos empresariais tem evoluído?

Nos últimos cinco ou seis anos, temos observado que as empresas organizam os seus eventos com prazos muito mais apertados do que antes. Isto implica que tanto os espaços como as agências e as equipas de eventos das empresas tenham de trabalhar de forma muito mais coordenada e ágil.

Consequentemente, a relação entre todas as partes tornou-se mais estreita. Hoje em dia, é imprescindível manter uma comunicação constante, ser muito resolutivo e tomar decisões com rapidez para garantir o sucesso de cada projeto.

Que tipo de formatos de eventos empresariais estão a ganhar mais importância e como é que os espaços devem adaptar-se para responder a essa nova procura?

Na Cloudworks, acolhemos todo o tipo de eventos corporativos, mas o formato de cocktail continua a ser um dos mais procurados, especialmente para afterworks, receções após congressos e eventos de networking.

Para responder a esta procura, os espaços devem ser versáteis e oferecer a possibilidade de combinar zonas interiores com esplanadas ou espaços exteriores. Este tipo de configurações é cada vez mais solicitado, tanto por clientes nacionais como internacionais, uma vez que conferem dinamismo e melhoram a experiência dos participantes.

Olhando para o futuro, que tendências irão marcar a evolução dos espaços para eventos, dos locais MICE e dos locais para eventos corporativos?

Não é segredo que a inteligência artificial veio para ficar e que está a transformar rapidamente o setor dos eventos. Nos próximos anos, veremos como ela se integra cada vez mais no planeamento, na produção e na experiência dos participantes.

Por isso, os espaços deverão preparar-se para incorporar soluções tecnológicas que permitam tirar partido de todo o potencial da IA, desde a personalização da experiência até à otimização de processos e à interação com os participantes. Os espaços que souberem adaptar-se a esta evolução estarão melhor posicionados para responder às novas expectativas do mercado.