Sintesi della sessione "Qualità e processo di selezione dei fornitori" (Madrid)

Le numerose chiusure di agenzie di viaggio avvenute negli ultimi anni hanno indotto le aziende a controllare la solvibilità finanziaria dei loro fornitori quando stipulano contratti per viaggi d'affari. Secondo le conclusioni della sessione "Qualità e processo di selezione dei fornitori", fattori come questo hanno assunto un peso pari a quello della loro offerta di servizi.

 

Circa un centinaio di manager del settore viaggi d'affari riuniti dal Forum  Business Travel (FBT) presso l'hotel Meliá Castilla di Madrid hanno certificato la crescente importanza che le loro aziende attribuiscono alla solidità finanziaria dei loro fornitori di viaggi d'affari, in particolare delle agenzie di viaggio, immerse in un duro processo di ristrutturazione che ha portato molte di loro in vantaggio.

“Quando una compagnia aerea, un hotel o un altro fornitore di viaggi fallisce, si possono trovare delle alternative, nonostante il disservizio, ma il danno provocato dal fallimento di un'agenzia di viaggi può essere devastante;o che il fallimento di un'agenzia arreca alle aziende clienti è molto più grande, perché è quella che centralizza la politica dei viaggi”, ha spiegato Agustín Casado, travel manager di Eptisa e relatore principale della conferenza.

Il seminario della FBT ha analizzato i fattori che le aziende devono prendere in considerazione al momento di redigere le specifiche che forniscono ai loro potenziali fornitori di viaggi, un processo in cui la valutazione continua è fondamentale anche una volta decisa l'aggiudicazione, "date le circostanze di un mercato particolarmente mutevole", secondo Casado.

PROCESSO DI SELEZIONE DEI FORNITORI

Secondo la presentazione del relatore, il processo di selezione inizia con un'analisi delle esigenze interne, ma non tutte vengono necessariamente incorporate nelle specifiche. La fase di consulenza interna coinvolge i tre dipartimenti critici per il conto di viaggio: Risorse Umane, Contabilità Pagamenti e Legale.

In fase di pre-aggiudicazione, inizia un periodo di prova in cui i fornitori devono dimostrare la loro capacità di gestire il conto di viaggio. Se il pilota soddisfa le aspettative, si passa all'implementazione progressiva. Durante i primi sei mesi viene effettuato un monitoraggio speciale di eventuali incidenti.

La valutazione della qualità viene effettuata principalmente utilizzando tre strumenti: dashboard, indagini sulla qualità e consultazione di un panel di viaggiatori abituali all'interno dell'azienda.

Il documento RFQ dovrebbe includere le definizioni, il volume di spesa, la configurazione del servizio, gli extra a valore aggiunto e gli indicatori del service level agreement (SLA), oltre a un breve riferimento alla travel policy, in particolare a quegli aspetti che possono rendere difficile l'operato del fornitore.

È inoltre necessario includere i rapporti di gestione richiesti, i mezzi di pagamento, i modelli di remunerazione e la durata del contratto, tutti elementi che devono essere supervisionati da un consulente legale prima della presentazione ai fornitori.

CASI PRATICI

Nei gruppi di lavoro formati dai travel manager presenti, è emerso un lungo elenco di esigenze richieste dalle aziende, che vanno oltre il prezzo delle transazioni. Per quanto riguarda le agenzie di viaggio, gli aspetti più importanti sono la velocità di risposta, la presenza internazionale, la capacità di implementare strumenti di autoprenotazione e agevolazioni burocratiche, nonché l'attività di consulenza.

Secondo Óscar García, socio fondatore di Forum Business Travel, “oggi è molto difficile per un'agenzia differenziarsi per i prezzi, perché la concorrenza le ha rese tutte molto simili. Inoltre, il costo reale dell'intermediazione non supera quasi mai il 5% della spesa totale per i viaggi.

Per Charles de Bonnecorse, responsabile vendite per la Spagna di American Express Barceló Viajes, “la preparazione della gara d'appalto è un buon momento per le aziende per analizzare a fondo le nuove pratiche e le tendenze del settore dei viaggi, e per dare un'occhiata più da vicino alle ultime tendenze;Le nuove pratiche e tendenze del settore, vedere quale agenzia può fornire il maggior valore aggiunto, e selezionare il loro miglior partner per gestire i loro viaggi nel modo più efficiente.

Quando si tratta di hotel, oltre alla posizione e alle tariffe, le aziende valutano sempre di più altri punti quando sviluppano un capitolato, come il mantenimento del prezzo negoziato in date affollate, la flessibilità nella politica di cancellazione e modifica e la flessibilità della politica dei prezzi dell'hotel;Le conclusioni dei gruppi di lavoro del Forum Business Travel affermano che la politica di cancellazione dell'hotel e le modifiche alla prenotazione, i servizi aggiunti (wi-fi, parcheggio, minibar, sale riunioni, ecc.), i trasferimenti gratuiti e la possibilità di occupare e lasciare la camera prima e dopo.

DESTINAZIONE OSPITI: CATAR BY QATAR AIRWAYS
La giornata del Forum Business Travel si è conclusa con un'interessante presentazione del Qatar, incentrata in particolare sulle sue infrastrutture per il turismo MICE. La sua capitale, Doha, sta crescendo rapidamente come sede di meeting e incentive, oltre che come punto di collegamento dall'Europa alle principali città di Asia, Medio Oriente, Australia e Africa.

Sonia Oliveras, direttore delle vendite aziendali per la Spagna di Qatar Airways, ha sottolineato che la compagnia aerea ha vinto per il secondo anno consecutivo il premio Skytrax come migliore compagnia aerea del mondo, assegnato dai passeggeri.

Ha inoltre annunciato che nel 2013 raggiungerà 123 destinazioni e completerà la sua piena integrazione nell'alleanza Oneworld, in cui condividerà una rete con le maggiori compagnie aeree del mondo per offrire un servizio globale.

Un altro importante sviluppo è l'imminente apertura del nuovo aeroporto internazionale di Doha, una meraviglia architettonica che sarà inaugurata in aprile e sarà pienamente operativa entro ottobre. Con un terminal esclusivamente premium, un treno silenzioso che facilita l'accesso ai gate d'imbarco e tempi di connessione ottimizzati, "la nuova infrastruttura diventerà un punto di riferimento", secondo Oliveras.

Qatar Airways offre alle aziende accordi aziendali su misura con un flusso minimo, sconti dinamici sulle tariffe pubblicate e accordi specifici per il MICE. Attualmente la compagnia aerea opera un volo giornaliero tra Madrid e Doha e dieci frequenze settimanali da Barcellona.

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