«Il futuro degli eventi aziendali sarà più tecnologico, ma anche più umano»
L'intelligenza artificiale, la personalizzazione, la sostenibilità e le nuove aspettative dei partecipanti stanno trasformando il settore MICE. Belén Salgueiro, direttrice di Simmer Events by VB Group, analizza le sfide che le aziende e le agenzie di eventi dovranno affrontare in vista del 2027 e spiega perché la creatività, la fiducia e le relazioni umane continueranno a fare la differenza.
Il settore MICE ha subito una profonda trasformazione negli ultimi anni. Guardando al 2027, come pensi che si evolveranno gli eventi aziendali?
Stiamo entrando in una fase particolarmente interessante. Le aziende continuano a puntare sugli incontri in presenza, ma le loro aspettative sono sempre più elevate. Non basta più riunire un gruppo di persone in uno spazio accattivante e offrire loro un buon programma.
Il grande cambiamento sta nel modo in cui concepiamo l?esperienza del partecipante. Le persone vogliono partecipare, interagire, imparare e sentire che il tempo dedicato a quell?incontro sia valso la pena.
Per questo motivo, vedremo proposte più personalizzate, con formati flessibili, contenuti rilevanti ed esperienze progettate per un pubblico specifico. Non saranno necessariamente eventi più grandi o spettacolari, ma meglio concepiti.
Il futuro passa attraverso qualcosa di molto semplice: che le persone siano le vere protagoniste dell?evento.
Si parla sempre più spesso di eventi esperienziali, partecipativi e personalizzati. Quali formati pensi che avranno maggiore risalto?
Evolveremo verso formati che consentano una partecipazione più attiva. Le grandi convention e i congressi continueranno ad avere il loro spazio, ma coesisteranno con sessioni più ristrette, conversazioni tra professionisti, esperienze legate alla destinazione e attività incentrate su interessi comuni.
Particolarmente interessante è anche l?evoluzione degli eventi interni. Le aziende hanno bisogno di mettere in contatto team che lavorano da città, dipartimenti e persino paesi diversi. Un incontro ben progettato può essere uno strumento straordinario per rafforzare questi legami.
E c?è un aspetto fondamentale: non bisogna confondere l?esperienza con lo spettacolo. Una produzione spettacolare può stupire per qualche minuto, ma una conversazione che genera un?idea, una collaborazione o un legame professionale può avere un impatto molto più duraturo.
La vera creatività consiste nel progettare qualcosa che abbia senso per le persone che lo vivranno.
L?intelligenza artificiale sta trasformando praticamente tutti i settori. Quali opportunità offre per gli eventi aziendali e quali limiti dovrebbe avere?
L?intelligenza artificiale cambierà notevolmente il nostro modo di lavorare, specialmente nella pianificazione, nella personalizzazione e nell?analisi delle informazioni.
Può aiutarci a ottimizzare i processi, adattare i contenuti a diversi profili, migliorare la comunicazione con i partecipanti e persino anticipare determinate esigenze logistiche. Ciò consente di dedicare più tempo a ciò che apporta realmente valore: ascoltare il cliente, pensare in modo creativo e curare l?esperienza.
Ma dobbiamo essere prudenti. La tecnologia è uno strumento straordinario, non un sostituto del giudizio professionale. Ci sono decisioni che richiedono sensibilità, intuizione, conoscenza del cliente ed esperienza sul campo. Inoltre, quando si utilizzano i dati dei partecipanti, è necessario farlo con responsabilità e trasparenza.
Paradossalmente, più le nostre vite saranno digitali, maggiore sarà il valore degli incontri autentici. L?intelligenza artificiale può aiutarci a organizzare eventi migliori, ma non può sostituire ciò che accade quando le persone entrano davvero in contatto tra loro.
L?aumento dei costi e l?incertezza internazionale pongono nuove sfide. Come possono le aziende continuare a organizzare eventi di grande impatto senza perdere il controllo del budget?
È una delle principali sfide che ci attendono. Le aziende vogliono esperienze migliori, ma hanno anche bisogno di controllare i propri investimenti e giustificare i risultati.
La risposta non può limitarsi a tagliare i costi. È necessario lavorare in modo strategico sin dall?inizio: definire le priorità, selezionare adeguatamente i fornitori, anticipare i rischi e decidere dove vale la pena investire.
Nel nostro settore, inoltre, è indispensabile avere capacità di reazione. Un cambiamento nella connettività aerea, un problema con un fornitore o una modifica dell?ultimo minuto possono compromettere l?intera esperienza. Per questo motivo, la pianificazione e i piani alternativi sono fondamentali.
Dobbiamo anche migliorare la misurazione dei risultati. Non basta conoscere il numero dei partecipanti o il loro grado di soddisfazione. Bisogna capire cosa si è ottenuto: se è migliorato il rapporto con i clienti, se è stata rafforzata la motivazione dei team o se sono state generate nuove opportunità di business.
Un buon evento non è necessariamente il più costoso, ma quello che ottiene il miglior risultato con le risorse disponibili.
La sostenibilità, l?accessibilità e l?inclusione stanno acquisendo un peso sempre maggiore. ¿Pensi che saranno elementi determinanti negli eventi del futuro?
Senza dubbio. Ci stiamo muovendo verso un modello in cui questi aspetti non saranno più considerati elementi complementari, ma faranno parte della progettazione dell?evento fin dall?inizio.
La sostenibilità deve tradursi in decisioni concrete: scegliere fornitori locali quando possibile, ottimizzare gli spostamenti, ridurre i materiali monouso e riflettere su cosa ne sarà delle risorse una volta terminato l?evento.
Dobbiamo anche parlare molto di più di accessibilità e inclusione. Un evento può essere organizzato in modo magnifico e, tuttavia, escludere una parte dei partecipanti se non si è tenuto conto delle loro esigenze. L?accessibilità fisica, la comunicazione, i contenuti, l?attenzione alle diverse capacità o alle esigenze alimentari devono essere presi in considerazione fin dal primo briefing.
Noi di Simmer Events riteniamo che un evento debba curare tutti questi dettagli. Inoltre, far parte di VB Group ci permette di avvalerci di competenze specialistiche in diversi ambiti, tra cui l?accessibilità e l?inclusione, grazie a VB Integra.