Quanto è importante la comunicazione interdipartimentale nel Programma Viaggi?
RAQUEL VAQUERO, Responsabile viaggi d'affari di GESTAMP
Nella maggior parte delle aziende la responsabilità della gestione dei viaggi aziendali è condivisa, direttamente o indirettamente, da diversi reparti chiave;
Il travel manager non solo deve avere un alto livello di conoscenza del settore del Business Travel e delle relazioni interdipartimentali all'interno dell'azienda, ma deve anche essere in grado di convincere e sensibilizzare su tutto ciò che ritiene rilevante. Deve creare valore, dimostrando un contributo attivo e continuo, presentando una strategia allineata agli obiettivi generali dell'azienda e convincendo internamente dell'importanza del coinvolgimento proattivo di tutti i reparti che ritiene necessari.
Dato che la spesa per i viaggi ha un impatto notevole sul risultato economico della maggior parte delle aziende, e dato che i viaggi sono ormai una disciplina trasversale ai vari reparti, è necessario creare un team che riunisca i principali reparti coinvolti nel processo. Generalmente sono quelli di HR, Purchasing, Finance-Administration, Controlling, IT e General Services, senza dimenticare il supporto della Direzione. In base agli obiettivi generali dell'azienda, che generalmente si traducono nel raggiungimento e nella quantificazione dei risparmi sui costi, ciascuno di questi reparti chiave concentrerà i propri sforzi sul raggiungimento degli obiettivi prioritari nell'ambito del Programma viaggi.
La Politica dei viaggi, considerata la principale leva per il contenimento dei costi, in quanto agisce prima che questi vengano sostenuti, è uno degli obiettivi prioritari dei reparti Risorse Umane e Approvvigionamenti. Un altro degli obiettivi del dipartimento HR sarà quello di promuovere la comunicazione tra l'azienda e il dipendente, curando gli interessi di quest'ultimo e la sicurezza del viaggio, stabilendo tutte le procedure e le regole dell'azienda e del dipendente;La qualità del viaggio può essere un fattore chiave della qualità del viaggio stesso, così come la qualità del viaggio stesso può essere un fattore chiave della qualità del viaggio. La qualità delle trasferte può tradursi in una maggiore motivazione dei dipendenti di questo reparto.
A livello tecnologico, il Reparto IT svolge un ruolo indispensabile. La consulenza e il monitoraggio nell'implementazione di soluzioni tecnologiche come gli strumenti di autoprenotazione, i portali di viaggio, gli aggiornamenti dei possibili contenuti sulla Intranet o i flussi di autorizzazione nelle richieste di viaggio, tra gli altri, sono essenziali prima di prendere qualsiasi decisione.
L'interesse principale dei reparti Acquisti e Finanza è orientato alla massimizzazione dei risparmi e al controllo delle spese. Per gli Acquisti, i sistemi di gestione delle informazioni sono indispensabili e prioritari per svolgere le proprie funzioni, tra cui l'analisi e la negoziazione con i fornitori e la concentrazione dei volumi. La Finanza cercherà inoltre di garantire un processo di riconciliazione ottimale dei mezzi di pagamento istituiti in azienda, nonché l'automazione dei processi, come le liquidazioni delle spese indirette generate nel viaggio.
È auspicabile che i vari interessi generali e multidipartimentali del nostro programma di viaggio trovino un ombrello di sostegno da parte di qualcuno del Comitato direttivo. Si cercano risultati tangibili a breve-medio termine e sostenibili a lungo termine, dimostrabili in ogni momento. Una volta raggiunto, l'effetto della comunicazione interna dal vertice della piramide gerarchica della nostra azienda, sarà un compito facile, e sarà un forte argomento per considerare il nostro Travel Program come qualcosa che fa parte delle priorità della nostra azienda.