Quali sono le difficoltà di adattare i contratti globali alle politiche di viaggio locali?

ROGELIO GRACIA
Riunioni e congressi Conto locale en PFIZER SPAGNA

 

Una volta annunciata la politica globale sui viaggi, la prima cosa da fare è creare un “comitato d'azione”con i reparti coinvolti e decisivi quando si tratta di convalidare, adattare e implementare queste politiche. In particolare, i dipartimenti Legale, Compliance/Finanza, Acquisti, Risorse umane e Travel Manager.

Ognuno di questi dipartimenti svolge un ruolo importante nel garantire che queste politiche siano attuate in modo efficace e in conformità con gli standard locali, come spiego di seguito:

Il reparto Legale è responsabile di sapere se una qualsiasi sezione della politica globale non è conforme ai requisiti legali del Paese, come i requisiti per i visti o la protezione dei dati.

I reparti Compliance/Finanza sono responsabili di determinare se i mezzi di pagamento, la rendicontazione delle spese, le tasse locali e le categorie alberghiere, nonché il tipo di servizi aerei e di terra possono essere applicati al Paese, poiché esistono particolarità in ciascuno di essi che non possono essere estrapolate. Inoltre, entrambi i dipartimenti dovrebbero essere molto chiari sui metodi di pagamento per i servizi forniti. Attualmente, il mezzo di pagamento più efficiente per tutti i servizi è la carta di credito, ma in Spagna c'è ancora molta riluttanza a distribuirla indiscriminatamente a tutti i viaggiatori.

Dall'area Finanza, l'obiettivo è quello di ottimizzare al massimo le risorse, riducendo il più possibile il numero di viaggi, gli alloggi e la tariffa media da pagare. Queste misure causano talvolta un certo disagio per il viaggiatore, perché non gli viene lasciata la stessa libertà nella scelta di come viaggiare e dove alloggiare.

Il dipartimento HR è responsabile di verificare che le politiche globali seguano le linee guida locali con quelle concordate e che non siano lesive dei diritti acquisiti dei dipendenti. Tuttavia, una politica locale, se aggiornata, dovrebbe sempre essere altrettanto o più restrittiva di quella globale.

Il reparto acquisti deve certificare che i contratti firmati a livello globale con le compagnie alberghiere e aeree siano conformi a tutti i termini e le condizioni commerciali del Paese, poiché esistono clausole che differiscono da regione a regione.

Un fattore importante nell'implementazione di una travel policy è quello di parametrizzare il suo utilizzo e controllarlo con gli strumenti di autoprenotazione, una scommessa sicura e di grande valore, sia per il viaggiatore che per l'azienda.

Il Travel Manager è responsabile di rendere visibile e comprensibile la politica globale a livello locale; in altre parole, ha il compito di garantire che la politica sia equa, che piaccia il più possibile a tutti i viaggiatori e che questi non solo la rispettino, ma la comprendano e la rispettino. Per svolgere questo compito, è essenziale avere il supporto incondizionato del Comitato di Direzione e del reparto Comunicazioni, che svolge un ruolo fondamentale nel sapere cosa e come le politiche devono essere comunicate ai dipendenti. In breve, il Travel Manager svolge un ruolo cruciale in quanto è il punto di riferimento per tutti gli aspetti del processo di viaggio, dal momento della prenotazione a quello del ritorno dalla destinazione, per cui deve essere un buon negoziatore, un comunicatore che si basa su argomenti solidi.