Quali sono i criteri che le aziende devono seguire quando presentano le RFP ai fornitori?
Una RFP (Request For Proposal) è il mezzo che molte aziende o organizzazioni utilizzano quando lanciano una gara d'appalto per la selezione di un fornitore, sia esso una compagnia aerea, un hotel, un autonoleggio, ecc.
Una RFP (Request For Proposal) è il mezzo che molte aziende o organizzazioni utilizzano quando lanciano una gara d'appalto per la selezione di un fornitore, sia esso una compagnia aerea, un hotel, un autonoleggio, ecc.
Ovviamente non esiste un unico modello di RFP, poiché dipenderà dalle particolarità e dalle esigenze di ogni azienda. Questo determinerà le informazioni che ogni azienda richiederà ai suoi potenziali fornitori.
L'azienda cerca di standardizzare in un unico formato di documento tutte le informazioni sui fornitori in gara. In questo modo, l'interpretazione e l'elaborazione dei dati saranno più semplici e veloci. E il contenuto non sarà altro che quello che l'azienda ha bisogno di conoscere.
Una volta ricevuti tutti i fornitori a cui è stata indirizzata la richiesta di offerta tariffaria, attraverso i mezzi stabiliti dall'azienda o dall'organizzazione, verrà effettuato lo studio iniziale per effettuare un primo scarto. Successivamente, inizierà il giro di contatti per eventuali trattative e la chiusura degli accordi.
Per il fornitore di trasporto aereo, a volte questo modo di agire può causare un problema, perché magari il documento gli impedisce di riflettere le informazioni che deve mostrare, o nel modo in cui vorrebbe mostrarle.
Nel caso di gare d'appalto globali, l'inclusione di informazioni provenienti dalle sedi estere dell'azienda può essere difficile per una serie di motivi: per la possibilità di esprimere la propria offerta in una valuta diversa; per la possibilità che tale delegazione operi con un diverso modello tariffario aziendale (flat o a sconto dinamico) o per il semplice motivo di rispettare le scadenze previste dalla gara d'appalto se sono stringenti, in quanto il fornitore dovrà coordinare la risposta da più Paesi e adattare le proprie risposte al documento modello RFP.
Javier Ruz Bentué
Collaboratore di Forum Business Travel
Javier Ruz Bentué
Forum Business Travel
Collaboratore di Forum Business Travel