Quali caratteristiche deve avere un servizio esterno per l'organizzazione di eventi aziendali?

ROBERTO ESCAYOLA, socio amministratore di IDEVENTS.

Prima di richiedere un preventivo a un servizio esterno, è necessario pensare in anticipo a cosa può fornire e in che modo. In generale, esistono due principali tipologie di aziende specializzate nell'organizzazione di eventi: quelle di grandi dimensioni, solitamente agenzie di viaggio che hanno creato una propria divisione eventi e incentive; e quelle di piccole dimensioni, in linea di massima con un maggior grado di specializzazione e capacità di personalizzazione.

Ogni fornitore, che si tratti di un'agenzia di eventi, di una società di consulenza di marketing o di uno specialista di pubbliche relazioni, ha una propria cultura aziendale e talvolta questa diversità di proposte arricchisce l'intero processo creativo, dall'approccio iniziale, allo sviluppo, al monitoraggio e alla valutazione dei risultati.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di ciascuno? I valori forniti dalle grandi aziende possono essere il comfort, la sicurezza, l'esperienza, ma allo stesso tempo tendono a essere inflessibili, impersonali e con un basso grado di originalità.

Per quanto riguarda le piccole aziende, di solito sono caratterizzate da un servizio molto personalizzato. Offrono vicinanza e attenzione ai dettagli, oltre a flessibilità, meno burocrazia e, forse, un coinvolgimento più stretto negli obiettivi finali del cliente. D'altra parte, proprio a causa delle loro dimensioni, possono avere meno risorse per affrontare progetti più grandi.

Per quanto riguarda i costi, una grande agenzia di eventi dovrebbe essere in grado di offrire prezzi migliori, in quanto dispone di fornitori di servizi con prezzi negoziati in base al volume. Attenzione, però, perché non è sempre così. In molte occasioni, gli alti costi del personale e delle infrastrutture aziendali fanno sì che questo margine si diluisca.

D'altra parte, se l'obiettivo è organizzare un evento esclusivo e diverso, il costo non dovrebbe essere l'unico riferimento quando si confrontano le proposte. A fare la differenza sono, da un lato, la sede scelta e, dall'altro, il modo di lavorare, i dettagli e il coinvolgimento dell'agenzia organizzatrice.