Le migliori pratiche nella gestione delle spese di viaggio (sintesi della sessione di ottobre)
Le aziende hanno una buona opportunità di risparmiare controllando e gestendo le spese extra.
Pilar Navas, esperta di Controller, Travel &; Living, è stata la relatrice principale delle sessioni di formazione di ottobre. Con una presentazione molto pratica, Navas ha spiegato ai travel manager, oltre un centinaio di partecipanti tra le due città, la necessità di gestire le spese extra che si sostengono durante il viaggio e che possono rappresentare il 30% del totale.
Questi costi aumentano perché ci sono molti servizi che non sono inclusi nel biglietto aereo. Tra questi, il check-in dei bagagli, l'imbarco preferenziale o i pasti e le bevande a bordo. In hotel, questi costi includono la connessione wi-fi, il parcheggio e il check-out prolungato.
Navas si è basata su diversi studi per evidenziare che i costi di mobilità a destinazione e di mantenimento rappresentano circa il 18% del costo totale del viaggio, compresi i taxi (tra il 5% e il 10%) e i pasti (9%). Il documento fornisce inoltre le previsioni di uno studio Gebta, secondo cui il 41% delle aziende ha piani specifici per ottimizzare le spese straordinarie nei prossimi 12 mesi.
“Una delle tendenze più evidenti al momento è l'implementazione di strumenti installati sui dispositivi mobili dei viaggiatori per canalizzare le prenotazioni di servizi complementari con una serie di fornitori predeterminati, ha detto il relatore.
Navas ha sottolineato con forza che la chiave per ottimizzare le spese extra in viaggio è migliorare l'atteggiamento e l'attitudine del viaggiatore.Per questo motivo, raccomanda di mantenere una costante comunicazione interna e di incoraggiare lo scambio di informazioni per creare modelli di viaggio nelle destinazioni più frequentate.
Dettaglierò inoltre alcuni servizi innovativi che stanno emergendo sul mercato e che migliorano l’esperienza di viaggio, il risparmio e la produttività;produttività, come la consegna dei bagagli a destinazione, le proposte di taxi sharing, i parcheggi a prezzo ridotto per accedere ad aeroporti e stazioni, la gestione dei ristoranti e la digitalizzazione delle note spese.
Per concludere, Pilar Navas ha sottolineato che è fondamentale individuare le fonti di informazione che consentono di gestire e migliorare i costi aggiuntivi;e che il viaggiatore frequente “ha una grande capacità di ottimizzare questo tipo di spese, ma è necessario fornirgli gli strumenti per riuscirci”.
Un buon esempio dei servizi e delle applicazioni che stanno emergendo per controllare meglio le spese extra durante i viaggi è quello presentato da Joel Vicient, CEO di Captio;Captio, un'azienda con sede a Tortosa (Tarragona) che si sta ritagliando uno spazio nel mercato dei viaggi d'affari grazie a un incredibile sistema di digitalizzazione delle note spese con una semplice fotografia inviata via e-mail. Il risparmio di tempo nei processi di rendicontazione e contabilizzazione può raggiungere l'80%.
Nei gruppi di lavoro sono state discusse numerose idee per ottimizzare le spese extra, dalla pianificazione degli itinerari con un maggiore utilizzo dei trasporti pubblici o la creazione di ambienti per condividere le informazioni sulle destinazioni, all'inclusione di servizi complementari nelle trattative con i fornitori o alla condivisione dei risultati ottenuti con i dipendenti in viaggio.
Le sessioni di formazione di ottobre si sono svolte in due sedi davvero uniche. Quella di Barcellona si è tenuta presso la Casa de Convalescència, un edificio storico accanto all'Hospital de Sant Pau, considerato uno degli ultimi gioielli del modernismo catalano. A Madrid, la giornata è stata trascorsa nell'emblematico hotel ME by Meli, situato in Plaza de Santa Ana, una delle strutture più audaci e all'avanguardia della capitale.