Le aziende perdono tempo e denaro se non automatizzano le spese di viaggio

Biglietti smarriti o danneggiati, note spese manuali o in un semplice file Excel

Le aziende hanno uno scarso controllo sulle spese generate durante le trasferte dei dipendenti e questo rallenta i processi amministrativi, oltre a far perdere il recupero dell'IVA. Sebbene esistano soluzioni tecnologiche sul mercato, solo una minoranza le utilizza.

 

In tutto il mondo, il 65% delle aziende gestisce manualmente le spese per i viaggi di lavoro (taxi, ristoranti, pedaggi, parcheggi, cibo e bevande, ecc.), utilizzando un modulo cartaceo, un file Excel o un semplice controllo visivo. Circa il 41%

considera il controllo di queste spese come un obiettivo prioritario per il 2016, soprattutto considerando che le previsioni per quest'anno sono di un aumento del 4,9%.

Questi sono alcuni dei dati forniti nelle ultime sessioni del Forum Business Travel, che hanno confermato il basso tasso di automazione di un capitolo che in alcuni casi può essere addirittura superiore a quello attribuito al trasporto aereo, all'alloggio e al noleggio auto. Come spiega Montse Díaz, esperto di Travel Management, nonostante l'esistenza di soluzioni multi-tool sul mercato, le aziende perdono molto denaro in IVA non recuperata, che rappresenta circa il 14% della spesa. Ma c'è anche il costo amministrativo. Secondo i dati basati su diversi studi offerti da Gaëlle Cheveu Mongreville, responsabile di Notilus Espa a, i costi indiretti rappresentano il 4,6% del budget di viaggio. Almeno in Europa, questa voce ammonta a una media di 563 euro per viaggiatore all'anno. In altre parole, ogni volta che qualcuno viaggia per motivi di lavoro, la vostra azienda deve spendere 26 euro 

Per migliorare il controllo, Mongreville consiglia di definire una politica di rimborso, standardizzare le procedure, automatizzare la contabilità e pagare con carte aziendali. A questo proposito, Oacute;scar García, socio cofondatore di FBT, ha richiamato l'attenzione sui nuovi attori: “Apple, Google e Facebook stanno lavorando a sistemi di pagamento elettronico che possono rivoluzionare i processi di liquidazione delle spese, un nuovo business per loro con cui intendono sfondare sul mercato”.

I dispositivi mobili giocheranno un ruolo chiave in questo campo. Molte aziende stanno già utilizzando sistemi per digitalizzare biglietti e ricevute di viaggio, che devono solo essere fotografati per inserire i dati nel sistema contabile. Alcuni di questi strumenti sono approvati dall'ufficio delle imposte, per cui non è più necessario conservare le ricevute cartacee.

Secondo Charles de Bonnecorse, direttore delle vendite per la Spagna di American Express Global Business Travel, “da qualche tempo le aziende non chiedono solo úDa tempo ormai le aziende non chiedono solo una gestione semplice dei loro viaggi aziendali, ma hanno bisogno di un alleato strategico che le aiuti ad avere un controllo esaustivo di tutte le voci di spesa legate ai viaggi di lavoro. Per poter fornire questo supporto, è necessario disporre delle giuste soluzioni tecnologiche che assicurino questo controllo continuo, che garantiscano il rispetto dei budget e che massimizzino i risparmi nelle spese e nei processi.