La corresponsabilità dei dipendenti può far risparmiare alle aziende fino al 20% sui costi di viaggio
Le aziende possono risparmiare tra il 10% e il 20% con una corretta gestione della domanda, ovvero trasferendo ai propri dipendenti in viaggio parte della responsabilità della scelta dei viaggi realmente necessari e dei costi complessivi. È questa la conclusione della sessione di formazione del Forum Business Travel tenutasi questa mattina a Madrid.
Il calcolo dei possibili risparmi si basa su un rapporto della società di consulenza AT Kearney, più volte citato da Alberto Delgado, responsabile degli acquisti aziendali di BBVA Bank, nella sua presentazione su "Gestire la domanda di viaggi aziendali per ottimizzare i risparmi".
Utilizzata abitualmente nel controllo dei costi indiretti, questa strategia sta iniziando a essere applicata anche ai programmi di viaggio. Come si legge nel rapporto, "il controllo della domanda è un meccanismo collaudato per eliminare i costi per le aziende senza intaccare la loro capacità esecutiva".
L'esperto di Forum Business Travel ha spiegato a un folto gruppo di travel manager riuniti all'hotel Tryp Atocha di Madrid che "con una corretta gestione della domanda è possibile individuare le cause delle spese, adattare la politica di acquisto alle esigenze dell'azienda ed eliminare i consumi non necessari".
Nel nuovo orientamento che le aziende stanno dando alla loro politica dei viaggi, la responsabilità comincia a essere condivisa tra il management e i dipendenti che viaggiano regolarmente. “Facciamo molta pressione sui fornitori. Vogliamo prezzi più bassi o servizi migliori, ma ci siamo mai fermati a pensare al motivo del nostro consumo di viaggi?", si chiede Alberto Delgado.
Secondo lui, permettere ai dipendenti di co-gestire le proprie spese presenta una serie di vantaggi. Tra questi, riduce la struttura dei costi attaccando la fonte del consumo, bilancia la spesa alle esigenze reali e installa in azienda una cultura dell'autocontrollo molto necessaria in questi tempi di crisi economica.
Il relatore della FBT consiglia alle aziende di stabilire un punto di partenza con una radiografia dei processi utilizzati, utilizzando fonti di informazione interne ed esterne e imparando dalle best practice. Da lì è possibile implementare il nuovo modello demand-driven, individuando le opportunità di miglioramento in collaborazione con gli stessi dipendenti viaggiatori.
Tutte queste best practice e molte altre sono contenute nel programma del corso che Forum Business Travel ha appena lanciato in collaborazione con UNED e MPI Spagna, che fornirà la prima laurea ufficiale in International Business Travel and Event Management.