Forum Business Travel definisce le linee guida per il controllo dei costi extra nei viaggi d'affari

Data : 08/04/2011
Autore : Forum Business Travel

Le aziende potrebbero ottenere maggiori risparmi nei viaggi se gestissero le spese extra che si verificano nei loro viaggi, come il parcheggio, l'uso del wifi negli hotel o i servizi aggiunti in aereo, tra gli altri, che rappresentano il 13% del totale. La seconda sessione di formazione del Forum Business Travel di Madrid fornirà le chiavi per stabilire questo controllo.

La piattaforma di formazione continua Forum Business Travel

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La piattaforma di formazione continua rileva che le aziende hanno difficoltà nel quantificare le spese aggiuntive generate dai loro dipendenti quando si recano in viaggio. Questo è emerso chiaramente durante la sessione di formazione tenutasi ieri in una delle sale riunioni del Santiago Bernabéu

Questa location inaugura un accordo di collaborazione tra Forum Business Travel e Madrid Convention Bureau, che metterà a disposizione spazi unici per le sessioni future.

Secondo la presentazione fatta da Iván Clemente, davanti a cinquanta travel manager, “consolidare le informazioni necessarie per calcolare il costo totale dell'evento;n necessarie per calcolare il costo totale di un viaggio non è facile, in quanto provengono da fonti interne ed esterne, principalmente la nota spese del viaggiatore e l'agenzia di viaggio”.

Nella sua presentazione su "Come quantificare i costi totali dei viaggi aziendali", Clemente ha sottolineato che i fornitori stanno raggiungendo un limite in cui i prezzi non possono essere ulteriormente abbassati senza eliminare parte dei servizi.C'è una tendenza a scomporre gli elementi del servizio in modo che i clienti paghino per ciò di cui hanno bisogno", ha spiegato. Questa tendenza genera nuovi costi aggiuntivi che le aziende devono iniziare a controllare. Inoltre, secondo Clemente, aumenterà finché la pressione negoziale si baserà sul prezzo.

Per calcolare correttamente i costi, è necessario analizzarli prima, durante e dopo il viaggio. Nella prima fase, lo stesso processo di approvazione presenta opportunità di miglioramento, sia in termini di tempo impiegato che di risorse consumate. La velocità del processo decisionale ha anche un impatto sul prezzo finale dei biglietti. Quando i biglietti vengono prenotati ma non emessi, a volte generano costi che non vengono presi in considerazione.

Durante il viaggio, le possibilità di risparmio sono molte e varie, dalla negoziazione di condizioni speciali con le compagnie di taxi o di parcheggio, alla contrattazione di pacchetti di servizi che riducono il costo del consumo separato, al controllo dei rimborsi per i biglietti non utilizzati o alla creazione di modelli di viaggio nelle principali destinazioni basati sull'esperienza.

Al ritorno dal viaggio, la giustificazione delle spese è notevolmente facilitata dall'uso di metodi di pagamento che creano registrazioni trasparenti, come le carte di credito, anche per piccoli importi.Pagare in contanti lo facevano già i romani", ha ironizzato Iván Clemente.

Per migliorare i processi, la tecnologia è essenziale. Íñigo García-Aranda, direttore commerciale di Amadeus e relatore alla sezione Innovazione del Forum Business Travel, ha indicato che “gli strumenti di autoprenotazione stanno diventando uno dei modi migliori per migliorare i processi;n imponendosi come una delle migliori opzioni per il controllo e il monitoraggio della travel policy”, anche se ha avvertito che il suo processo di implementazione nelle aziende può essere lento e costoso.“Il beneficio è percepito a medio termine nella maggior parte dei casi” añadió.

Questi strumenti consentono una maggiore automazione delle prenotazioni, l'accesso istantaneo alle tariffe negoziate, le autorizzazioni con firma digitale, la sincronizzazione con le applicazioni gestionali interne, report dettagliati sulle possibili deviazioni e persino la gestione del rischio di viaggio, oltre a molte altre funzioni.

Tra gli altri esperti, Javier Ruz, responsabile delle vendite aziendali di Air Europa, ha sottolineato che oggi è difficile chiudere i prezzi per l'intero anno, ma che i pacchetti di servizi possono essere negoziati su base ad hoc.Hugo Rovira, vicepresidente delle vendite corporate di Sol Meliá, ha avvertito che “la contrattazione basata esclusivamente sul prezzo può compromettere la qualità dei servizi”. Da parte sua, Estefanía Ruiz, di American Express Barceló Viajes, ha sottolineatoó che “l'agenzia di viaggi può essere di grande aiuto nel controllo delle spese aggiunte e nell'individuazione dei costi nascosti”.

Rafael Bilbao, direttore marketing di Halcón Empresas, è intervenuto anche per ricordare che "avere una visione globale dei servizi è di grande aiuto quando si negozia con i fornitori". Gonzalo Casaubón, Direttore Commerciale per la Spagna di Transhotel, ha sottolineato l'importanza dei centri di prenotazione alberghiera per controllare i costi unificando la gestione degli alloggi in un unico canale.

Nei gruppi di lavoro formatisi dopo le presentazioni, i travel manager partecipanti alla sessione del Forum Business Travel hanno concluso che le trattative delle aziende con i fornitori di viaggi includeranno sempre più spesso l'accorpamento di servizi che sono stati separati dalla tariffa, al fine di riprendere il controllo sui costi aggiuntivi.

Per concludere la giornata, David Pérez Noack, vicedirettore del Madrid Convention Bureau, ha illustrato ai partecipanti il piano di supporto e collaborazione per i travel manager e i meeting planner;

Il piano di supporto e collaborazione del Madrid Convention Bureau per i travel manager e i meeting planner, e ha presentato la nuova edizione del catalogo delle sedi speciali, con una selezione di 120 location.

Per gentile concessione del Real Madrid, i partecipanti alla sessione di allenamento hanno potuto visitare le strutture dello stadio, comprese le sale riunioni, gli spogliatoi, la panchina dei giocatori e la tribuna VIP, concludendo con un cocktail offerto da Vilaplana.