Cosa si deve includere in un documento RFQ per i fornitori di viaggi aziendali?
AGUSTÍN CASADO, travel manager di Eptisa
La prima cosa da fare è stabilire chiaramente le definizioni dei servizi richiesti. In questo senso, è consigliabile unificare criteri e concetti, come la transazione aérea o il rimborso. La definizione dei modelli di remunerazione con le agenzie di viaggio può essere particolarmente difficile. È inoltre essenziale riflettere il volume di spesa previsto. La richiesta deve includere una stima di tale importo, nonché il numero di transazioni per tipo di servizio. Le informazioni devono includere almeno il periodo di un anno.
Per quanto riguarda la configurazione del servizio, e nel caso delle agenzie di viaggio, devono essere prese in considerazione le modalità più comuni: inplant, outplant, centro servizi, ecc. Può anche essere combinato con l'uso di uno strumento di autoprenotazione. È comune chiedere offerte per più di una configurazione per confrontare qualità e prezzo.
Oltre a questi criteri di base, anche gli extra hanno un grande peso specifico. Stiamo parlando dei sistemi di gestione delle crisi, dei rapporti sulle emissioni di CO², delle strutture di consulenza o di recupero dell'IVA, tra gli altri.
Il modo migliore per misurare la qualità del servizio sono gli SLA o Service Level Agreement, che possono anche essere definiti nelle specifiche. I certificati di qualità possono fornire indicazioni sui processi del fornitore, ma non necessariamente sulla qualità del servizio.
Le relazioni devono essere definite nel documento, così come la periodicità, il supporto e la data di accesso, anche se alcune aziende si avvalgono di servizi di terze parti per raggruppare le informazioni da fonti diverse.
Il mezzo di pagamento deve essere contrassegnato dal tipo di servizio, se non è lo stesso per tutti. Inoltre, specificare se è previsto il pagamento con voucher negli alberghi nazionali. Ci sono aziende che per politica non accettano certe forme di pagamento.
Infine, è consigliabile fornire un template dove i partecipanti possano inserire le loro offerte, in modo che sia più facile analizzarle. Al momento, i contratti oltre i due anni sono rischiosi, poiché il mercato sta cambiando rapidamente.