Cosa deve considerare il travel manager quando gestisce la sicurezza dei viaggiatori?
RAQUEL GUTIÉRREZ, Travel Manager Outsourced de GAS NATURAL FENOSA
Quello che chiamiamo Duty of Care è l'obbligo delle aziende di informare, curare e proteggere i propri dipendenti durante un viaggio di lavoro. L'obiettivo principale è il benessere del viaggiatore, ma è in gioco anche la continuità dell'attività, perché è in gioco la continuità aziendale;La reputazione dell'azienda può risentirne quando si verificano incidenti, se non vengono gestiti correttamente.
La legislazione spagnola è tra le più severe al mondo in questo campo. Per questo motivo, è necessario prestare particolare attenzione per assicurarsi di essere coperti per tutti i possibili incidenti. La polizza stipulata non deve essere necessariamente quella con la migliore copertura, ma quella che meglio si adatta alle esigenze dell'azienda, tenendo presente che anche i metodi di pagamento hanno un'assicurazione di viaggio associata.
L'azienda deve informare i viaggiatori sul livello di rischio del Paese di destinazione. È un dovere che si riflette nella stessa Costituzione e nel Codice penale. Il travel manager può integrare questo obbligo fornendo informazioni complete e indipendenti per rendere il viaggio più facile e sicuro. È un compito educativo molto importante perché aiuta a prevenire. Questi contenuti possono essere integrati durante il viaggio con avvisi e raccomandazioni. Con i dispositivi mobili, è più facile ogni giorno avere informazioni aggiornate in ogni momento.
Anche l'assistenza del travel manager lavoro è essenziale. In caso di qualsiasi evenienza, il compito più urgente è quello di localizzare i viaggiatori e comunicare con loro mentre si attivano i protocolli di sicurezza e si gestisce l'intervento con la compagnia assicurativa, oltre che con i loro parenti o amici.
Per gestire bene la sicurezza dei viaggi, è necessario creare team multidisciplinari organizzati in comitati di rischio. Questi team possono comprendere rappresentanti interni delle risorse umane, delle finanze, delle pubbliche relazioni e il travel manager, insieme a consulenti esterni dell'agenzia di viaggi, del metodo di pagamento o di una società di assistenza 24 ore su 24. È meglio assegnare un responsabile. È preferibile assegnare un responsabile. I piani d'azione dovrebbero riguardare prima, durante e dopo il viaggio.
I processi di monitoraggio e follow-up sono quelli che servono a verificare il programma di sicurezza e ad apportare le modifiche necessarie per migliorare la risposta in futuro.
I processi di monitoraggio e follow-up sono quelli che servono a verificare il programma di sicurezza e ad apportare le modifiche necessarie per migliorare la risposta in futuro.