Come possono le aziende ottimizzare la spesa per i taxi e quali sono gli strumenti disponibili per farlo?

JOSÉCÁNOVAS DEL CASTILLO, socio fondatore di Taksee

Il 95% delle aziende in Spagna non sa quanto spende per i taxi, quindi è difficile stabilire a priori un obiettivo di risparmio o di ottimizzazione delle spese. Tradizionalmente, le spese per i taxi, come altre voci della nota spese (chilometraggio, parcheggio o pasti), sono state una voce "non perseguibile", quindi hanno ricevuto poca attenzione da parte dei travel manager o degli expense manager.

 

In alcuni casi, ci sono aziende che hanno un accordo con un'emittente locale di taxi che fattura mensilmente all'azienda i servizi resi. Sebbene questo sia un primo passo per scoprire l'entità delle spese, spesso presenta numerosi limiti. In primo luogo, questi accordi sono limitati a una sola città, mentre l'organizzazione spesso viaggia verso più destinazioni. In secondo luogo, è comune che solo una parte dei dipendenti usufruisca di questo servizio. La ragione di questa selezione limitata è dovuta al fatto che mantenere aggiornato il database dei dipendenti (registrazioni, cancellazioni, cambi di reparto, ecc.) è ancora una grande sfida per le emittenti convenzionali.

Infine, i sistemi di fatturazione,reporting e di controllo della qualità hanno spesso notevoli limitazioni per una gestione efficiente delle spese.

D'altra parte, negli ultimi mesi, sono apparse sul mercato spagnolo numerose applicazioni per prenotare taxi da smartphone.In pratica, queste applicazioni permettono di sostituire la tradizionale telefonata alla stazione con un'attraente applicazione sul cellulare dell'utente che di solito mostra su una mappa la nostra posizione e come si sta avvicinando il taxi assegnato. Inoltre, di solito includono una stima del tempo di arrivo o addirittura il costo del viaggio. Si tratta quindi di app destinate al segmento B2C o al consumatore privato.

Tuttavia, queste app non risolvono attualmente le esigenze del cliente aziendale: copertura multicittà, sistema di prenotazione multicanale (non solo app ma anche servizio clienti telefonico), gestione amministrativa, reportistica in tempo reale, ecc.

Tornando alla domanda iniziale,

Le spese per i taxi della mia azienda sono ottimizzate?Per rispondere con criterio è necessario conoscere e analizzare alcuni indicatori di base: il volume totale di spesa, il numero di transazioni, la distribuzione tra le diverse città, l'identificazione dei dipendenti con un volume maggiore, i percorsi, i giorni e le ore in cui vengono utilizzati i taxi...

Infine, e non meno importante, per ottimizzare la gestione di questa voce è fondamentale semplificare i processi amministrativi, eliminando la gestione mensile di centinaia di biglietti taxi cartacei (con formati multipli, importi scritti a mano, origine e destinazione sconosciute, ecc.) e gestendo fatture che consentano di detrarre l'IVA corrispondente.