Gli strumenti di tracciamento integrano i dati di tutti i voli e i contatti prenotazioni e contatti  intese di viaggio in anticipo per preparare il viaggio di conseguenza. I dati registrati dovrebbero includere non solo i dettagli del volo, ma anche il telefono cellulare del lavoro, l'e-mail, le prenotazioni dell'auto, gli alberghi e altri dati rilevanti, come gli indirizzi degli espatriati, per poter agire con la massima diligenza in caso di emergenza.

Geolocation tools hanno come fonte di informazioni i dispositivi mobili in grado di inviare le coordinate di posizione a una stazione centrale. Oltre alle preoccupazioni relative alla privacy, occorre tenere presente che nelle emergenze di sicurezza e nei disastri naturali le comunicazioni mobili non satellitari sono le prime a fallire. Pertanto, questi strumenti dovrebbero essere complementari agli strumenti di monitoraggio e dovrebbero essere integrati con essi.

Gli strumenti di monitoraggio dovrebbero essere in grado di importare dati da diverse fonti. Una di queste fonti è il PNR (Passenger Name Record) che le agenzie di viaggio inviano ai sistemi centrali di prenotazione (GDS: Amadeus, Sabre, Galileo, ecc.). I dati PNR contengono tutti i dettagli di voli, auto, hotel e i dati di contatto del viaggiatore (e-mail, cellulare, ecc.).

Il sistema deve essere compatibile, ma non dipendente da specifiche agenzie di viaggio, né da specifici GDS. Questa autonomia facilita i cambi di agenzia e consente di gestire i rischi in caso di espansione internazionale dell'azienda. L'integrazione di nuovi uffici e di società acquisite deve essere facile, in quanto possono prenotare con altre agenzie o altri GDS.

Per i viaggiatori che prenotano i loro voli senza agenzia di viaggio, lo strumento deve consentire l'inserimento manuale delle informazioni di viaggio. Per adempiere a questo dovere di formazione, informazione e assistenza, l'azienda deve sapere, in ogni momento, dove i suoi dipendenti si recheranno per i loro viaggi di lavoro.

Questa strategia di tracciamento, basata sulle informazioni di prenotazione, consente all'azienda di conoscere la destinazione del viaggiatore e di inviargli automaticamente un'anteprima del Paese prima del viaggio. Allo stesso modo, consente anche di ricevere automaticamente gli avvisi che si verificano durante il viaggio.

Questo rapporto sul Paese di destinazione che viene inviato per e-mail include: raccomandazioni sulla sicurezza e la salute, avvisi attivi, consigli culturali, raccomandazioni sulla guida, aspetti doganali e di immigrazione, ambasciate, ecc. Sono inoltre incluse le raccomandazioni specifiche di ciascuna compagnia per quella destinazione e un collegamento di consenso in modo che sia possibile registrare che il viaggiatore ha letto il rapporto. Il rapporto dovrebbe essere inviato preferibilmente nella lingua madre del viaggiatore, per evitare che le raccomandazioni non vengano rispettate a causa di barriere linguistiche. Lo strumento deve essere particolarmente attento al linguaggio, per informare il viaggiatore senza allarmarlo.

Il software di monitoraggio deve disporre di informazioni, analisi e raccomandazioni di esperti sui rischi internazionali per la salute e la sicurezza. La chiave del successo dello strumento risiede in questi specialisti, poiché è poco utile sapere dove si trovano i nostri viaggiatori se le analisi e le raccomandazioni prima del viaggio o in caso di emergenza non sono le migliori.

Inoltre, è necessario assistere il dipendente in tutte le sue necessità, compresi gli aspetti non coperti dall'assicurazione, e non possono essere lasciati al caso o delegati alle ambasciate. L'azienda ha l'obbligo di assistere il viaggiatore, sia che sia stato derubato a Dubai e abbia bisogno di contanti e di sporgere denuncia, sia che sia coinvolto in disordini in Ucraina e necessiti di un'evacuazione di sicurezza; o nel caso in cui l'assicurazione non risolva l'emergenza medica nel terremoto di Haiti perché non si è coperti e, se si è coperti, non si ha la capacità di inviare attrezzature mediche sul posto.

Come conclusione, la piena integrazione della geolocalizzazione con lo strumento di localizzazione, e di questi strumenti con gli esperti di sicurezza e medici che forniscono le informazioni, è assolutamente essenziale per gestire un'emergenza;Questi strumenti forniscono informazioni e analisi dei rischi e un'assistenza 24 ore su 24 con risorse a destinazione per qualsiasi evento imprevisto, compreso il dispiegamento di squadre di sicurezza, mediche e logistiche sul posto entro poche ore.