«L'intelligenza artificiale non è destinata a sostituire il travel manager, ma a liberarlo dai compiti ripetitivi»

Mario Mejías, CIO e CISO di Keldai Solutions, analizza come l?intelligenza artificiale possa trasformare la gestione dei viaggi aziendali attraverso l?automazione delle richieste, il controllo delle spese e l?applicazione delle politiche di viaggio. Sostiene un modello in cui il travel manager mantiene il potere decisionale e le informazioni sensibili dei viaggiatori rimangono all?interno dell?infrastruttura aziendale.

Quali problemi legati alla gestione dei viaggi aziendali può risolvere attualmente l?intelligenza artificiale?

Il travel manager dedica gran parte della sua giornata a rispondere alle stesse domande: ?Posso viaggiare in business su questo volo??, «Quale hotel mi spetta?», «Cosa devo fare se perdo una coincidenza?», «Ho bisogno di un visto per questa destinazione?» Si tratta di questioni importanti per il viaggiatore, ma la loro risoluzione non apporta alcun valore strategico.

Nel frattempo, altre responsabilità fondamentali, come negoziare con i fornitori, controllare le spese o garantire la sicurezza dei viaggiatori, vengono trascurate per mancanza di tempo.

Un assistente basato sull?intelligenza artificiale può farsi carico di gran parte di queste richieste ripetitive, a qualsiasi ora e in diverse lingue, consentendo al travel manager di concentrarsi sui compiti che richiedono realmente la sua esperienza e la sua capacità decisionale.

¿Come funzionerebbe un assistente basato sull?IA nella quotidianità di un?azienda?

Il viaggiatore potrebbe inviare una richiesta tramite WhatsApp, e-mail o persino per telefono e ricevere una risposta immediata. La chiave è che l?assistente non risponde in modo generico, ma consulta la politica di viaggio dell?azienda, i requisiti documentali della destinazione e le informazioni relative al viaggio.

Ad esempio, se un dipendente chiede se può soggiornare in un hotel a quattro stelle a Londra, la risposta si basa sulle condizioni stabilite dalla sua organizzazione, non su informazioni generali ottenute da Internet.

Quando si presenta una situazione che richiede una valutazione specifica, come un?eccezione alla politica aziendale o un caso delicato, il sistema inoltra la richiesta al travel manager con tutte le informazioni rilevanti già sintetizzate. La decisione rimane nelle mani di una persona, ma gran parte del lavoro amministrativo preliminare viene eliminato.

Il controllo delle note spese rimane una delle principali sfide per le aziende. Cosa può offrire l?IA in questo ambito?

Molte aziende verificano le note spese tramite sistemi di campionamento perché controllare manualmente tutte le ricevute risulta impraticabile. Ciò significa che una parte significativa delle spese non viene analizzata.

Grazie all?intelligenza artificiale è possibile esaminare il 100% delle ricevute, estrarre le informazioni da ogni scontrino e confrontarle con la politica aziendale, le caratteristiche del viaggio e le date dello spostamento.

Il sistema è in grado di individuare importi non conformi alla politica aziendale, spese duplicate o giustificativi che presentano incongruenze. Non si tratta di lasciare che la tecnologia prenda decisioni sanzionatorie, ma di farle identificare le operazioni che necessitano di un?ulteriore verifica.

In questo modo, il responsabile del controllo delle spese non deve più esaminare le operazioni a caso e può concentrarsi su quelle che richiedono realmente attenzione.

¿Esiste il rischio che questi strumenti finiscano per sostituire il travel manager?

Credo che accada esattamente il contrario. L?IA sostituisce le attività, non le persone. Ciò che potrebbe scomparire è la parte più ripetitiva del lavoro: copiare dati, rispondere venti volte alla stessa domanda o cercare le ricevute di spesa.

Il professionista che adotterà questi strumenti avrà più tempo a disposizione per le funzioni che fanno la differenza all?interno di un?organizzazione: negoziare tariffe migliori, analizzare la spesa, migliorare l?esperienza del viaggiatore e anticipare possibili inconvenienti.

Il mio consiglio è che i travel manager si facciano promotori di questa trasformazione, poiché sono loro a conoscere meglio le esigenze delle proprie aziende e a poter identificare dove la tecnologia apporta maggior valore.

La gestione dei viaggi comporta la gestione di passaporti, carte di credito e itinerari. Come si può garantire la riservatezza di queste informazioni?

È una delle domande più importanti che le aziende dovrebbero porsi, anche se non sempre riceve la necessaria attenzione.

Quando si utilizza uno strumento di intelligenza artificiale generico ospitato nel cloud, le informazioni possono uscire dall?infrastruttura dell?organizzazione. Per questo motivo è fondamentale sapere dove vengono elaborati i dati, chi può accedervi e quali garanzie esistono sul loro trattamento.

Noi di Keldai Solutions sosteniamo un approccio diverso: implementare l?intelligenza artificiale direttamente nell?infrastruttura del cliente, in modo che possa funzionare senza dover inviare informazioni sensibili a servizi esterni.

Per un dipartimento viaggi, che gestisce documentazione personale, dati di pagamento, itinerari e spostamenti dei dirigenti, questa questione va ben oltre una semplice decisione tecnologica. Si tratta di un aspetto essenziale della sicurezza delle informazioni e della conformità normativa.

Da dove dovrebbe partire un?azienda che voglia integrare l?intelligenza artificiale nel proprio programma di viaggi?

Il mio consiglio è di iniziare con un progetto piccolo, concreto e i cui risultati siano misurabili.

Un buon punto di partenza è l?automazione delle domande frequenti dei viaggiatori tramite un assistente collegato alla politica aziendale. In poche settimane è possibile rendere operativa una prima soluzione e valutare quante richieste riesce a risolvere senza l?intervento umano.

Sulla base di questi risultati, è possibile integrare altre funzionalità, come la verifica delle note spese, la gestione documentale o la gestione degli incidenti.

Non è necessario affrontare fin dall?inizio un grande progetto di trasformazione digitale. L?importante è identificare un caso d?uso che risolva un problema reale, verificarne i risultati e procedere gradualmente.