Consigli di gestione per ottimizzare il tempo durante i viaggi d'affari

Un viaggio d'affari è un piano strategico che dovrebbe - e di solito lo è - essere pianificato nei dettagli. Questo perché il tempo è uno dei beni più preziosi e, di fatto, perché il successo delle riunioni aziendali è segnato dall'extra-performance dei minuti che durano la riunione. Conoscere le tappe fondamentali per sfruttare al meglio ogni minuto della giornata garantisce il successo di qualsiasi viaggio aziendale.

La chiave dei viaggi d'affari è la produttività. Ma non è solo una questione di tempo, bensì di priorità. La capacità di stabilire le priorità e di svolgere le attività giuste per raggiungere i propri obiettivi è il cuore dei viaggi d'affari.

Con questa massima in mente, quando si pianifica il viaggio, è importante sapere come sfruttare al meglio lo spazio e il tempo che si ha a disposizione e sfruttare al meglio, ad esempio, i propri spostamenti.

Per aiutarvi a ottimizzare il vostro tempo e a ottenere il massimo dal vostro soggiorno, Luca Carlucci, amministratore delegato di BizAway, un'agenzia di viaggi aziendali, condivide i suoi migliori consigli e le pratiche comuni che applica durante i suoi viaggi di lavoro:

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 Evitare un'agenda inflessibile. In molti casi, soprattutto nel caso dei dirigenti d'azienda, l'agenda viene calcolata quasi in nanosecondi, con il risultato di un programma molto poco accessibile che non consente incontri spontanei. Sebbene sia importante fissare degli obiettivi strategici per il viaggio, è altrettanto importante mantenere uno spazio disponibile nella pianificazione per qualsiasi imprevisto o opportunità che possa presentarsi durante il soggiorno. Non bisogna dare nulla per scontato, soprattutto quando si viaggia per lavoro. Rifiutare incontri di interesse può causare una cattiva immagine per nessuno

• Il tempo, sfruttatelo al massimo ovunque vi troviate. Che sia nel terminal dell'aeroporto, in un ristorante o in una camera d'albergo, qualsiasi ambiente è un buon posto per fare le cose. Se si dispone di una connessione di rete di qualità, ogni momento può essere buono per lavorare. In queste occasioni di attesa o di trasferimento, l'infrastruttura logistica non sarà probabilmente adeguata per una lunga giornata di lavoro, ma possiamo approfittarne per organizzare il lavoro e per stilare liste di cose da fare. Questi piccoli compiti consentono di stabilire un ordine mentale e di ottimizzare il tempo a disposizione quando si inizia a lavorare.

 

• Anticípate a possibili scenari di viaggio avversi. Avere un piano che preveda probabili scenari sfavorevoli durante il viaggio. Pianificare cosa fare in termini di lavoro in caso di ritardo dell'aereo, di annullamento di una riunione da parte di un cliente o anche di un incidente al di fuori del nostro controllo ci permetterà di ottimizzare quel particolare momento. Per farlo, è importante disporre dell'attrezzatura necessaria, come un computer, una cuffia e anche una connessione wifi portatile o la rete dati, con la massima qualità possibile. Può anche aiutarci a pianificare i compiti che possono essere svolti se queste condizioni non sono disponibili.

• Bagagli e accessori minimalisti. Secondo uno studio condotto nel 2016 dalla multinazionale britannica Marks & Spencer, azienda dedita alla vendita al dettaglio, su 2. 000 persone intervistate, un massimo di 2.000 è stato il numero di persone che si sono spostate per lavoro.000 persone intervistate, la maggior parte degli uomini e delle donne ha dichiarato di essere spesso in ritardo al lavoro perché aveva perso tempo a decidere cosa indossare, e uno su 20 ha detto di aver addirittura cancellato un appuntamento perché non sapeva cosa indossare. L'ottimizzazione di un viaggio di lavoro inizia quindi con la razionalizzazione dei tempi di vestizione. Dobbiamo essere pratici e portare con noi un guardaroba di capi base, con una palette di colori neutri che ci permetta di mescolare e abbinare i pezzi. In questo modo, avremo diverse opzioni di abbigliamento senza che la questione diventi un problema. Allo stesso tempo, strutturare i diversi abiti il giorno prima del viaggio ci aiuterà a ridurre il tempo durante la mattinata.

Oltre a questi consigli, pianificare la parte logistica di un viaggio ci aiuterà anche a sfruttare al meglio il tempo durante il soggiorno. Alcuni dettagli, come avere la camera d'albergo alla giusta temperatura, scegliere un luogo con l'arredamento adatto o volare con il tempo a favore, cioè tenendo conto del jetlag e dei suoi effetti, possono aiutare il viaggio aziendale a diventare un'opportunità di crescita professionale e non un ostacolo.