Frodi su viaggi e spese, una sfida per l'azienda

Garantire la conformità alle normative in materia di viaggi e spese è una sfida per le aziende. Con il persistere dell'incertezza economica e l'evoluzione delle modalità di lavoro, le aziende si trovano ad affrontare nuovi rischi. Il mancato rispetto delle politiche aziendali ha delle conseguenze: secondo l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), si stima che il 5% dei ricavi aziendali vada perso ogni anno a causa delle frodi in generale.

1. Mantenere le politiche aggiornate
I modi di lavorare si evolvono e i manager devono assicurarsi che le politiche aziendali si evolvano di pari passo. È quindi importante tenerle aggiornate per evitare la non conformità. Un esempio è quello di concordare cosa costituisce una spesa accettabile in caso di telelavoro. Fornire una formazione regolare

L'Association of Certified Fraud Examiners ha rilevato che la formazione sulla consapevolezza delle frodi riduce sia il costo che la durata delle attività fraudolente, aiutando i dipendenti a comprendere le aspettative dell'azienda.

3. Usare tecnologie intelligenti

Utilizzare tecnologie intelligenti

L'AI è uno strumento prezioso per individuare le frodi. Lavorando con grandi database, può identificare modelli e irregolarità derivanti da transazioni in contanti e altri metodi che potrebbero aggirare le politiche di conformità.

Un esempio è la presentazione delle spese, che può essere automatizzata attraverso la tecnologia, con il caricamento automatico delle ricevute dei fornitori nel sistema di viaggi e trasporti, come Uber.

Innovazioni come queste aiutano a rispettare le normative sulle spese e sulla rendicontazione, e i dipendenti sono favorevoli e pronti al cambiamento, secondo l'ultimo rapporto di SAP Concur, che ha rilevato che due terzi dei manager vorrebbero vedere l'intelligenza artificiale incorporata negli strumenti per le spese e i viaggi.

4. Semplificare le attività

Le nuove automazioni consentono ai revisori di dedicare il loro tempo a compiti strategici di maggior valore, come l'esame di modelli di spesa sospetti identificati dall'IA, e contribuiscono a ridurre la non conformità.

5. Rendere accessibili le informazioni

I dipendenti devono ricevere informazioni chiare sulle politiche di viaggio e di spesa. Spetta alle aziende garantire che tutti i dettagli delle politiche sulle trasferte e sulle spese siano ben documentati e sufficientemente accessibili per i dipendenti, che possono così comprendere i limiti di ciò che possono o non possono spendere.

La lotta alle frodi e la garanzia di conformità sono un compito costante. Ridurre quel 5% di perdita di ricavi è necessario per molte organizzazioni per proteggere i loro profitti. Per questo motivo, spetta ai team lavorare insieme per prevenire le spese non autorizzate, mettere in atto sistemi per rilevare le frodi e garantire che tali sistemi rimangano in funzione con l'evoluzione delle politiche.