Travel manager, una figura invisibile di fronte alla cecità di alcune aziende

Dopo aver lavorato per molti anni in un settore che mi appassiona, ho sempre pensato che la Spagna, con il suo livello di passeggeri d'affari, la qualità del turismo che offriamo e la sua posizione strategica in Europa, avrebbe avuto una chiara idea dell'importanza e del valore che la presenza di un Business Travel Manager o di un Corporate Travel Manager apporta alle aziende. Ma mi sbagliavo. Cercando su LinkedIn gli stipendi indicativi per fare uno studio, questa posizione non appare…

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Anche se ottimista per natura, in Spagna c'è ancora molta strada da fare per rendere visibile la figura del Travel Manager. In molti casi dipende dall'Ufficio Acquisti, in altri è una figura che compare sotto l'ombrello delle Risorse Umane o è semplicemente un compito delegato al Segretario di Presidenza nel caso di piccole aziende, ma sono poche le occasioni in cui questa funzione ha un'entità o un dipartimento proprio.

È un errore grossolano da parte delle aziende non dare l'importanza e il valore che questa divisione può generare in azienda. Illustrerò solo alcuni dei motivi per cui è assolutamente necessario che le business unit siano autonome e non dipendano da altri:

1) Il secondo o terzo capitolo di spesa più importante per le aziende è il Business Travel, e in misura minore, a seconda dell'azienda, il MICE, per rappresentarla nel mondo, per realizzare azioni di marketing o semplicemente, per rendere visibili i prodotti. Chi si intende di viaggi è il professionista che conosce la complessità di questo mondo. Tutti noi abbiamo ricevuto il seguente messaggio nella nostra casella di posta: "Ho trovato offerte migliori online per il mio viaggio". E dove sono le ragioni di sicurezza, gli accordi aziendali per migliorare l'esperienza del cliente e il rispetto di una politica di viaggio definita? Questa sensibilizzazione è compito dei professionisti dei viaggi d'affari, non dei responsabili degli acquisti o delle risorse umane.

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2)Rilevare lo stato di salute dei viaggi dei dipendenti e cercare di evitare i cosiddetti attriti da viaggio è un compito che spetta al travel manager in collaborazione con le Risorse Umane, ovviamente;Ma sono i travel manager che conoscono la complessità dei viaggi aziendali e sono anche quelli che possono aiutare i loro colleghi delle Risorse Umane a cercare le opzioni migliori per aggiornare la travel policy ed evitare il burn-out dei viaggiatori d'affari.

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3)Legittimare i dipendenti affinché diventino alleati nell'adempimento della travel policy, che è sempre in evoluzione, è il compito del travel manager. La lettura dei dati di risparmio, l'implementazione di azioni correttive o, perché no, di azioni di gamification, è ancora una volta un lavoro a due vie, del travel manager e della direzione finanziaria o degli acquisti.

4) Per dare l'esempio, iniziate dal top management dell'azienda. È impossibile gestire correttamente una politica dei viaggi o una gestione dei passeggeri se il top management vive una «realtà parallela&quo; a quella che la politica dei viaggi dice. Il top travel manager dell'azienda ha un posto ogni mese nel consiglio di amministrazione, nella direzione generale o nel consiglio di amministrazione.

Negli ultimi mesi ho tenuto molte conferenze e partecipato a molte tavole rotonde in cui, dopo l'evento, la lamentela generale era chiara da parte dei professionisti del Business Travel: SIAMO INVISIBILI, veniamo chiamati solo se le spese si impennano e, quindi, si va al taglio immediato e, ovviamente, siamo «le ragazze/ragazzi del travel» a cui ci si rivolge quando ci sono problemi, per quanto minimi possano essere e che, ovviamente, sono facilmente risolvibili dalla TMC.

Per tutti questi motivi, questo articolo è rivolto a quei coraggiosi che ogni giorno indossano l'abito del business travel manager e navigano quotidianamente contro ogni previsione nella loro azienda. E la mia critica costruttiva alle aziende è quella di fermarsi due minuti e rivedere se è davvero conveniente creare una business unit con una propria entità se non vogliono perdere valore, denaro e talenti in tutti gli angoli delle loro aziende.