Meno scartoffie, più controllo: la nuova era delle spese aziendali
Le aziende perdono fino a 140 miliardi di euro nella gestione delle spese e delle trasferte a causa della mancanza di controllo o di un'adeguata contabilità. Una delle maggiori sfide che i team finanziari devono affrontare è quella di ottimizzare, semplificare e monetizzare le spese nelle loro aziende.
Nel dinamico mondo dei viaggi d'affari, l'efficienza e il controllo della gestione delle spese sono essenziali per travel manager, meeting planner e viaggiatori aziendali.
Secondo la presentazione fatta da Emburse Captio alla sessione del Forum Business Travel &; Events tenutasi all'hotel NH Madrid Ventas il 27 febbraio, la sua soluzione trasforma il modo in cui le aziende gestiscono le spese di viaggio;n trasforma il modo in cui le aziende gestiscono le spese di viaggio, offrendo una piattaforma completa che automatizza e semplifica i processi, dall'acquisizione dei biglietti all'analisi finanziaria.
Automazione dalla fonte della spesa
La proposta di Emburse Captio inizia con la digitalizzazione immediata delle ricevute tramite un'applicazione mobile. I dipendenti possono fotografare le loro ricevute e, grazie alla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i dati vengono automaticamente estratti e archiviati nel cloud.
Questa funzionalità non solo elimina la necessità di conservare i documenti fisici, ma è anche approvata dall'Agenzia delle Entrate spagnola, garantendo la validità legale delle copie digitali.
Creazione e monitoraggio semplificati dei report
La piattaforma consente di generare facilmente note spese, sia per mese che per progetto o viaggio. I manager possono ricevere e rivedere questi report da qualsiasi dispositivo, facilitando un monitoraggio efficiente e in tempo reale.
Fornisce inoltre avvisi automatici per garantire la conformità con le politiche di spesa interne, riducendo i rischi e promuovendo una cultura di responsabilità finanziaria.
Integrazione e riconciliazione finanziaria
Uno dei principali vantaggi di Emburse Captio è la sua capacità di integrarsi con i sistemi di payroll, ERP e altri software finanziari, consentendo la riconciliazione bancaria automatica. Questa funzione collega ogni pagamento con carta aziendale alla spesa corrispondente, ottimizzando la gestione e riducendo gli errori umani.
Benefici per il recupero dell'IVA
La gestione automatizzata delle spese facilita il recupero dell'IVA, un aspetto cruciale per le aziende che cercano di ottimizzare le proprie risorse finanziarie. Assicurando che tutte le ricevute e le fatture siano archiviate in modo sicuro e conformi ai requisiti di legge, il processo di detrazione fiscale è semplificato.
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