Gestione strategica dei viaggi: missione impossibile?
I travel manager non si limitano a comprare i biglietti aerei per i dipendenti, ma si assicurano che i viaggi avvengano in modo conveniente, sicuro ed economico. Per farlo, devono confrontare e scegliere i migliori fornitori, tenendo conto dei criteri di sostenibilità, oltre a gestire i budget per ogni viaggio. Per questo motivo, la loro figura è fondamentale nelle aziende e un fattore di successo garantito se vogliono rimanere competitive in futuro.
La carenza di risorse umane e materiali significa che l'industria dei viaggi non è in grado di soddisfare la crescente domanda. I viaggiatori d'affari devono fare i conti con i ritardi negli aeroporti, nelle stazioni ferroviarie e negli hotel, che si ripercuotono sulla loro esperienza di viaggio.
I travel manager sanno che il loro non è un lavoro facile. Addirittura la maggioranza (98%), secondo l'ultima indagine di SAP Concur, ritiene che il proprio ruolo sarà molto più impegnativo nei prossimi 12 mesi rispetto allo stesso periodo dello scorso anno. Inoltre, il 28% dei manager intervistati ha dichiarato di lavorare sotto una costante pressione per dimostrare all'azienda l'importanza del proprio ruolo.
Molti dipendenti non riconoscono la diversità e la difficoltà delle attività svolte dai travel manager. Molti pensano che i travel manager siano responsabili solo dell'organizzazione dell'intrattenimento e del tempo libero dei dipendenti, anche se si tratta di un compito essenziale per creare una buona atmosfera in azienda. I travel manager sono una forza strategica che spesso lavora nell'ombra.
Le sfide per una gestione efficace e appropriata dei viaggi sono enormi, a causa delle pressioni economiche, delle richieste di sostenibilità e delle preferenze dei dipendenti per i viaggi di lavoro (frequenza, flessibilità, ecc.).Il settore dei viaggi d'affari è dinamico e mutevole, e i travel manager devono essere consapevoli dei nuovi sviluppi e delle tendenze. Devono parlare correntemente diverse lingue e avere conoscenze di economia aziendale, risorse umane, diritto tributario e informatica. Il profilo professionale comprende anche capacità di negoziazione e di organizzazione di viaggi.
Per risolvere problemi difficili, è necessario essere determinati e affidarsi a soluzioni che funzionano. Secondo i Principi chiave per i viaggi d'affari del futuro di McKinsey, la chiave è utilizzare i dati in tempo reale nel processo decisionale
La disponibilità e i costi dei viaggi cambiano continuamente e i travel manager devono adattarsi rapidamente a queste variazioni per non perdere opportunità. Per farlo, devono disporre di dati in tempo reale che mostrino loro il quadro completo, li aiutino a identificare e gestire i rischi dei viaggiatori, e li localizzino e assistano se necessario. In questo modo, è essenziale essere consapevoli degli evoluzioni interne ed esterne dell'azienda, per migliorare l'adattabilità e la flessibilità della pianificazione.
Per raggiungere un equilibrio tra sicurezza ottimale e flessibilità del viaggio, i viaggi di lavoro devono essere adattati a ogni caso e i dipendenti che viaggiano devono avere maggiore autonomia e capacità decisionale. Per questo motivo, è necessario disporre di soluzioni digitali per la gestione dei viaggi che facilitino l'attuazione di queste misure, o almeno contribuiscano a un'esperienza di viaggio d'affari fluida e soddisfacente.
Come abbiamo visto, i manager sono responsabili della progettazione di un programma di viaggio d'affari moderno ed efficace. Pertanto, soddisfare le esigenze dei viaggiatori e seguire le linee guida della direzione aziendale richiede un cambiamento di ruolo nell'organizzazione e il pieno supporto delle aziende. Perché un programma di viaggi d'affari che aggiunga valore è possibile, a patto che sia gestito correttamente.
I viaggi d'affari non sono un programma di viaggi d'affari.