CRM: un potente strumento per la gestione di viaggi, riunioni ed eventi
Dall'esperienza che abbiamo in Rovi, con un gestore di viaggi ed eventi sviluppato all'interno del CRM, éeste è diventato il motore di lavoro per molte ragioni:
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Come in quasi tutti gli strumenti di CRM, vengono assegnati dei budget e c'è un flusso di autorizzazione delle spese.
Contiene anche un event master, da cui si danno indicazioni agli utenti e si spiega quali servizi possono essere richiesti.
Il sistema facilita il controllo del rispetto del codice e della travel policy, impedendo la partecipazione a eventi non autorizzati o la richiesta di servizi non conformi a determinati parametri.
Inoltre, il processo di gestione è davvero efficiente:
-Una volta autorizzati i servizi, questi passano automaticamente al sistema di prenotazione dell'agenzia dove viene assegnato un locator, che viene restituito al CRM.
-Ogni successivo scambio di informazioni o preventivi tra l'agenzia e il richiedente viene registrato e datato nel sistema, in modo da consentire la tracciabilità e la verifica.
-La documentazione di viaggio viene automaticamente ospitata in ogni servizio. L'utente riceve un'e-mail con un link al servizio da cui può scaricare i documenti o consultare i messaggi. Con questo miglioramento abbiamo guadagnato molta produttività. La posta elettronica era diventata un buco nero che consumava tempo di lavoro.
Tutti questi cambiamenti di stato vengono registrati con una data, il che ci permette di analizzare lo stato di gestione di ogni servizio e di individuare eventuali ritardi o incidenti. Inoltre, possiamo calcolare le scadenze di gestione degli obiettivi, analizzare il rispetto degli SLA e individuare i punti problematici del processo in cui solitamente si verificano i colli di bottiglia.
Anche il processo di controllo e contabilizzazione delle spese è stato ottimizzato:
Gli importi pre-fatturati sono ospitati nel CRM, consentendo il controllo degli scostamenti di prezzo rispetto al budget e alla fattura finale.
Il sistema assegna un ID a ciascun servizio richiesto (biglietto aereo, alloggio, ecc.), consentendone la tracciabilità dal momento della richiesta fino alla contabilizzazione. Ciò garantisce un elevato grado di trasparenza e controllo. La spesa di ogni servizio di viaggio contabilizzato è perfettamente identificata e dettagliata nel CRM e gli utenti lo sanno. Non ci sono fatture a sorpresa o scostamenti di spesa imprevisti.
Non abbiamo fatture a sorpresa o scostamenti di spesa imprevisti.