5 consigli chiave per risparmiare sulla gestione dei viaggi aziendali
La gestione efficiente dei viaggi aziendali è diventata un aspetto cruciale per qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare le proprie risorse finanziarie e rimanere competitiva in un mercato globalizzato e dinamico, oltre a migliorare l'esperienza dei propri dipendenti.
Per aiutare le aziende in questo compito, Consultia Business Travel, attraverso il suo strumento Destinux, ha lanciato una guida in formato ebook con le cinque chiavi per raggiungere l'ottimizzazione dei costi nella gestione dei viaggi aziendali, che può consentire loro di risparmiare fino al 20%.
Digitalizzazione della gestione
Avere uno strumento che digitalizza la gestione dei viaggi aziendali è essenziale per promuovere efficienza, sicurezza e trasparenza. L'integrazione di un servizio tecnologico completo non solo elimina la necessità di processi manuali soggetti a perdite ed errori, ma automatizza anche le attività e consente una visibilità in tempo reale delle spese di viaggio. Ad esempio, grazie a un sistema che assegna digitalmente le spese di viaggio ai CECOS, ai progetti o alle unità corrispondenti, le aziende possono ottimizzare le proprie risorse finanziarie e mantenere un migliore controllo sulle spese, ottenendo un ulteriore risparmio del 6% sui costi di viaggio.
Questo tipo di soluzione tecnologica dovrebbe consentire di digitalizzare e automatizzare tutti i processi coinvolti senza rinunciare al trattamento personalizzato e umano di un Personal Travel Assistant, poiché un servizio professionale a disposizione del viaggiatore per risolvere incidenti e contrattempi migliora l'esperienza di viaggio ed evita di dover assumere diversi fornitori, il che si traduce in un risparmio sui costi.
Politica di spesa personalizzata
Sviluppare una politica di spesa personalizzata in base alle esigenze e alle priorità attuali del viaggiatore è essenziale. In questo senso, è importante prendere in considerazione alcuni suggerimenti che includono la definizione di politiche personalizzate per ogni viaggiatore, l'implementazione di criteri per i viaggi di maggiore intenzionalità e durata, o l'implementazione di politiche di viaggio che tengano conto delle preoccupazioni sull'impatto ambientale.
Quindi, la definizione di limiti chiari e realistici, così come la fornitura di opzioni di alloggio e trasporto che si allineino alle preferenze aziendali, contribuiscono a un uso più efficiente delle risorse. Secondo fonti come Aberdeen Group, una politica di viaggio ben attuata può aiutare a risparmiare il 5-15% del budget destinato ai viaggi d'affari. Con questo metodo, un'azienda con un volume di viaggi annuale di 200.000 euro potrebbe risparmiare fino a 30.000 euro.
Centralizzazione dei dati finanziari
In terzo luogo, la centralizzazione dei dati finanziari è fondamentale per una gestione finanziaria efficace. Consolidando tutti i dati relativi ai viaggi aziendali, dalle singole spese ai contratti con i fornitori, si ottiene una trasparenza completa e si facilita il processo decisionale informato.
Inoltre, avere a disposizione tutte le informazioni attuali e storiche su un'unica piattaforma può far risparmiare il 75% del tempo speso a cercarle. Secondo i dati di Destinux, alcune aziende prima di dotarsi di un sistema digitale di gestione dei viaggi d'affari avevano bisogno di almeno 3 mesi per preparare il budget dell'anno successivo, in quanto non disponevano di dati storici per prevedere gli investimenti necessari per l'anno successivo.
D'altra parte, utilizzando uno strumento automatizzato come Destinux, un'azienda che effettua 500 servizi all'anno potrebbe risparmiare circa 3.000&euro nel budget.3.000&euro nella gestione delle fatture di viaggio, assegnando le spese ai progetti o alle unità corrispondenti, evitando errori nel processo ed eliminando la fatturazione manuale e, con essa, molte ore di lavoro.
Accedere a tariffe e programmi speciali
Avere accesso a tariffe e programmi speciali è fondamentale per beneficiare dell'ottimizzazione dei costi. Questi programmi speciali possono includere accordi tariffari negoziati con compagnie aeree, hotel o società di autonoleggio, tra gli altri, così come programmi di fidelizzazione che offrono vantaggi aggiuntivi come upgrade di classe, camere d'albergo gratuite o miglia frequent flyer.
Sfruttando queste tariffe e questi programmi, le aziende possono ridurre significativamente i costi di viaggio, massimizzando il valore di ogni viaggio aziendale.
Sistemi di supervisione e approvazione diretti e immediati
Infine, naturalmente, centralizzare l'approvazione di tutti i viaggi con una o più persone dell'azienda significa che l'approvazione di tutti i viaggi è gestita da una o più persone dell'azienda;Questo comporta ore di impegno e, in alcuni casi, perdita di informazioni e ritardi nei processi di autorizzazione e approvazione.
Grazie a un sistema automatizzato, l'approvatore può ricevere su un'unica piattaforma tutte le richieste che si discostano dai budget e dalle politiche aziendali, e tutte le informazioni sono disponibili in tempo reale, con un risparmio fino al 70% del tempo del team in quest'area.