Sei domande sulle sinergie tra viaggi d'affari e meeting
1.- ?Ci possono essere sinergie tra i viaggi aziendali e gli accordi per i meeting? A che livello?
La tendenza attuale che osserviamo è che i travel manager sono sempre più coinvolti nella gestione degli eventi grazie alle sinergie che si generano. In ogni caso, la situazione è molto diversa a seconda del tipo di evento. Non sempre gli stessi fornitori sono i più efficienti per ogni scopo. Secondo la nostra esperienza in American Express Meetings & Events, la concordanza tra i fornitori può essere del 20-30% per la sede e di oltre il 40% per l'alloggio, mentre per l'autonoleggio è irrilevante.
D'altra parte, il mezzo di pagamento ha un valore enorme nei viaggi d'affari, ma molto meno negli eventi. Il sistema e la metodologia di fatturazione non sono gli stessi. Nel MICE c'è più flessibilità e, almeno in Spagna, il pagamento in contanti è la norma. Consapevoli di ciò, i metodi di pagamento sono alla ricerca di soluzioni.
2.- ?I modelli utilizzati nel business travel sono replicabili alle agenzie che gestiscono i meeting?
Il business travel è più transazionale. La fee over invoice fee continuerà a esistere, anche se si percepisce un'evoluzione verso la management fee. Negli eventi, la questione è molto più complicata a causa della grande varietà di servizi, non solo voli o notti in hotel, ma anche catering, concetto creativo, scenografia, decorazione e il resto dei servizi che vengono generati.
L'azienda deve chiedersi cosa significhi per lei qualità e definire i criteri e gli obiettivi. Ogni accordo deve essere collegato a uno SLA. Ancora una volta, in questo campo il business travel è più evoluto, sia nei processi di applicazione che nel reporting, tra gli altri. D'altra parte, il capitolo del personale è più critico negli eventi. È necessario conoscere le esigenze di tutti gli utenti. Per questo motivo, le indagini di soddisfazione sono importanti, sia per i travel manager che per l'utente finale. 4. Quali sono le fonti di informazione?Il meeting planner deve definire bene quali sono i KPIS che deve controllare e, da lì, modellare il sistema di reporting. La tecnologia sta avanzando molto nell'informazione per il settore MICE, un'evoluzione in qualche modo nuova, perché finora non c'era molta richiesta. Lo sfruttamento e lo sviluppo dei Big Data attraverso piattaforme tecnologiche o l'utilizzo di app come parte dell'esperienza dei partecipanti a un evento sono essenziali per valutare l'impatto di un evento.
5.- A che livello è il settore in ambito tecnologico?
La maggior parte dei processi nell'organizzazione di meeting ed eventi aziendali sono svolti manualmente, ma anche questo sta cambiando. Anche se in modo incipiente, i sistemi di trasparenza stanno iniziando a sbarcare, soprattutto nel settore farmaceutico, che è un pioniere e sta sfruttando le possibilità dei Big Data. Dove c'è un maggiore sviluppo è nelle applicazioni per il monitoraggio e la partecipazione agli eventi.
6.- Come possiamo misurare il ritorno sugli investimenti (ROI) in meeting ed eventi?
Questa è una delle principali sfide che il settore deve affrontare. In ogni briefing è necessario discutere gli obiettivi dell'evento per stabilire, se del caso, i KPI e poterli monitorare. In questo campo c'è ancora molta strada da fare. Bisogna tenere conto del fatto che il ritorno sull'investimento è più aperto nel MICE che nel business travel. Non si misura solo in termini di risparmio o di traduzione in vendite, ma anche in termini di proiezione del marchio, soddisfazione del cliente, ecc.
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