Una de cada cuatro facturas de hotel tiene discrepancias con la tarifa negocia

Según un estudio realizado por GBTA en cooperación con HRS, las compañías pagan en sus viajes de empresa un 14% más de lo negociado al encontrar discrepancias entre lo pactado y lo pagado. Una cuarta parte de las más de 500.000 tarifas analizadas eran erróneas o no incorporaban los detalles de los servicios correctamente.

La encuesta mundial, realizada durante el primer cuatrimestre del año, revela que el 86 % de los travel managers verifica la información cuando carga las tarifas para confirmar la existencia de diferencias entre las tarifas hoteleras negociadas y las finalmente pagadas, así como los servicios incluidos en los programas corporativos de viajes. Según los datos analizados, el 17% de los contratos con hoteles contenía algún error. 

Por otra parte, el 32% de los gestores consultados auditan sus tarifas cuando introducen algún cambio, el 10% semanal o mensualmente (un 4% y un 6%, respectivamente) y un 22% cada dos meses. Uno de cada siete travel managers no lleva a cabo este tipo de auditorías. 

Los motivos de la falta de control son, según el 42%, la falta de recursos internos; para el 16%, la ausencia de un presupuesto para subcontratar la tarea. Asimismo, para el 18% la realización de dichas auditorías no supone una reducción en la tarifa, por lo que no forma parte de sus prioridades.

Tras la fase del RFP (Request for Proposal) y las negociaciones de contratos, se introducen los datos en los GDS (Global Distribution Systems) y en los sistemas de reservas que usan los viajeros y los agentes de viajes. Debido a la falta de estándares en el sector, como por ejemplo la variación de categorías de las habitaciones, se producen errores, tanto humanos como de los sistemas, que pueden provocar desviaciones entre los valores acordados y los datos que aparecen en la herramienta de reservas de la empresa. 

Uno de cada seis contratos de hoteles auditados contiene discrepancias, en su mayor parte en la tarifa, seguido de la categoría de habitación, las amenities y política de cancelación. 

El estudio de HRS realizado sobre 500.000 tarifas revela que el 25% son erróneas. Esta desviación demuestra que hay mucho que hacer en los programas que manejan los travel managers, ya que las compañías pagan un 14 % más que lo que habían negociado. 

Por regiones, el estudio indica que las discrepancias en Latam se sitúan en el 18%, en Estados Unidos y APAC se alcanza el 14% y las compañías de EMEA pagan más del 11% de lo que había negociado.

También se pone de manifiesto que la forma de realizar las auditorías varía significativamente en función del gestor de viajes: un 52% audita las tarifas de forma interna y manual. Otros subcontratan la tarea a sus aencias (38%), a su proveedor de soluciones hoteleras (15%) o a otro consultor externo (11%). El 36% espera que sus viajeros informen cuando una tarifa es incorrecta, lo cual puede ser la manera menos efectiva de monitorear y controlar discrepancias.

El 16% confía en que el hotel informe al travel manager cuando ocurre una discrepancia. Sin embargo, la mayoría de los hoteles no tienen la capacidad para comprobar cada contrato y debido a su lealtad a la marca suelen ser reacios a dar esta información.