Resumen de las jornadas formativas sobre seguros de viajes de empresa

La seguridad del programa de viajes es muy importante, porque son vidas humanas las que entran en juego. Las empresas deberían tomar más conciencia de esta realidad. El papel del travel manager en este proceso es esencial. Resumen de la ponencia “Todo lo que hay que saber sobre seguros de viajes de empresa”, expuesta por Raquel Vaquero, business travel manager de Gestamp, en las sesiones formativas de octubre de Forum Business Travel.

Según el diagnóstico actual del programa de viajes de las empresas, lo que estas demandan es la consecución de ahorros. Por regla general, la seguridad y satisfacción del viajero no se gestiona con la misma prioridad. Pero con poco se puede mejorar la comunicación y hacer partícipe al colectivo viajero de una información necesaria.

El viajero va en blanco cuando se trata de seguros. Se mueve por países con legislaciones heterogéneas. Las empresas se embarcan en largos proyectos en el extranjero y la seguridad se complica. Por eso necesitan prestar más atención a las condiciones en que se producen los desplazamientos, incluso por cuestiones de imagen, pero también como forma de tener al trabajador motivado.

¿Qué aporta el medio de pago en la configuración de los seguros de viaje? Un ahorro de costes directo y cuantificable, debido fundamentalmente a que la empresa no necesita contratar directamente una póliza de asistencia.

COBERTURA DE ASISTENCIA
Personas.- Traslados por accidente, asistencia sanitaria, medicamentos, repatriaciones, etc. 
Equipaje.- Pérdida, demora, documentos extraviados o robados, etc 
Demora.- Al margen de la cobertura del transportista, complemento por retrasos, cancelaciones, pérdida de conexiones, demora en llegada al transporte en el camino. Etc
Anulación.- Enfermedad, accidente, fallecimiento, etc 


TIPOS DE SEGURO
1er Grado
Seguro de accidentes.- En el ciclo del viaje desde la salida de casa hasta la llegada del medio de transporte.
Seguro 24H.- Accidente en destino.
2º grado
Gastos médicos.
Imprevistos y otros.

PROCESO DE NEGOCIACIÓN
Lo primero es analizar las necesidades y prioridades de las áreas. La negociación suele estar liderada por el travel manager o el área de compras, pero hay que involucrar al resto de los departamentos, fundamentalmente Recursos Humanos, Asesoría Jurídica, IT y Finanzas.

PROCESO DE RFP
En el informe no hay que omitir detalles. Todos son importantes. La presentación de la empresa, su perfil, su implantación geográfica, la tipología de viajes que realiza, el volumen de desplazamientos, el número de operaciones, la cantidad de cuentas en el caso de que haya que dar cobertura a empresas distintas.
Además: requisitos y condiciones, plazos, procedimientos, protocolo con los empleados, confidencialidad, etc.

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Es la parte más importante, un aspecto que es necesario reforzar, tanto al viajero como a los demás departamento implicados. Externamente, con el medio de pago y con la agencia de viajes. Hay que reflejar en política de viajes las coberturas y las instrucciones, sobre todo con los medios de pago utilizados, que son en buena parte los que van ligados a los seguros.

Canales de comunicación:
1.-Portal de viajes. Es una herramienta poco costosa y muy efectiva. Permite la comunicación bidireccional. Encuestas, sugerencias, documentación, ejemplos, información práctica, etc.
2.- Intranet: Complementa la anterior.
3.-Mailing: El menos aconsejable, dado que la cadena se puede romper. En todo caso es un canal muy utilizado.

CONCLUSIONES
Sensibilizar.- La importancia del viaje seguro.
Convencer.- No solo saber, también transmitir.
Involucrar.- A los departamentos que intervienen.
Comunicar.- Es lo que cierra todo el círculo del proceso.