Resumen de la jornada sobre sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones_Madrid
Bajo el título “Juntos, pero no revueltos: Sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones", Forum Business Travel celebró el 16 de junio, en el hotel Meliá Avenida de América de Madrid, la sesión formativa previa al paréntesis veraniego. Aunque la gestión de ambas áreas está cada vez más coordinada dentro de las empresas, lo cierto es que no resulta fácil conjugar las necesidades.
La jornada comenzó con la ponencia de Margarita Algaba, jefa del Departamento de Atención al Delegado de Laboratorios Rovi. Basándose en la experiencia de su empresa, defendió la utilidad de contar con al menos dos agencias, una para los viajes corporativos y otra para la actividad MICE. “Hay agencias que son muy eficientes en el business travel, pero no tienen la creatividad y flexibilidad que requieren las reuniones y eventos”, explicó Algaba.
La búsqueda de sinergias se expresa sobre todo en una política de proveedores común, en la medida de lo posible, porque las necesidades de uno y otro ámbito no son las mismas. También resulta complicado establecer niveles homogéneos de comparación de precios, servicios e indicadores de calidad, pero “los proveedores están avanzando en este sentido”, según la experta.
Aunque los procesos en la planificación del MICE siguen siendo muy manuales, la existencia de herramientas relacionadas con la gestión de clientes (CRM), que en ocasiones están conectadas a su vez a soluciones de autorreserva, está mejorando enormemente la dirección de este departamento.
Por otra parte, Margarita Algaba apuntó que la medición del retorno de la inversión (ROI) en el caso de las reuniones y eventos resulta complicada: “La única manera de calcularlo es comparándolo con las ventas, pero en este caso no hay una relación directa. Además, una política de ROI cortoplacista es un error. Hay otros parámetros, como la proyección de marca, la satisfacción de los clientes, la calidad…”
VISIÓN DE LA AGENCIA
La visión desde la agencia vino de la mano de Alberto Mestre, director del Área de Meetings & Events de American Express Global Business Travel, quien destacó que se está produciendo una evolución de los travel managers hacia una mayor participación en la organización de eventos, debido a las sinergias que se producen en ambos ámbitos.
En su opinión, hay que buscar puntos de encuentro, pero con cuidado con las políticas de concentración de compras: “los mismos proveedores no siempre son los más eficientes para cada propósito”. Mestre también advirtió de la complejidad de aplicar el modelo de transaction fee a los eventos, dada la variedad de productos y servicios implicados.
Otro de los aspectos de la gestión del MICE son los niveles de calidad de servicio. Según el directivo de American Express GBT, “cada empresa debe fijar sus propios indicadores en función de sus necesidades e intereses. El business travel está más evolucionado en los procesos de reporting, mientras que en el área de reuniones y eventos la tecnología está empezando a llegar ahora”. Mestre ligó este tema, con el retorno de la inversión para admitir que las herramientas de medición tienen que valorar también aspectos diferentes al del ahorro.
TRAVEL FRICTION
Forum Business Travel finalizó la jornada con la ponencia de su socio cofundador Óscar García titulada "El concepto de Traveler Friction y Traveler Experience". La intervención arrancó con una conclusión contundente: “Las condiciones del viaje tiene un impacto financiero en las empresas”.
García argumentó esta afirmación señalando que el confort y las experiencias positivas durante los desplazamientos redundan en la productividad de los viajeros y que las empresas que descuidan este aspecto pueden perder oportunidades de negocio y expansión. En relación con la política de recursos humanos “también hay que tener cuidado, porque los empleados con talento pueden marcharse si las condiciones no son buenas. El salario no lo es todo”.
Es el concepto de travel friction: “Viajar genera estrés, hay falta de oxígeno en los aviones, se come peor y a deshora, los viajeros de negocios no suelen ir al gimnasio del hotel, ni se relajan visitando la ciudad después de la reunión... Es cuestión de calidad de vida y esto forma parte también del coste total del viaje, el coste humano, no solo el del transporte, el hotel o los gastos extras”. En opinión hay que buscar el equilibrio entre ambos.