Resumen de la jornada sobre sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones_Barcelona
Forum Business Travel celebró el pasado 18 de junio en el hotel Tryp Apolo de Barcelona la segunda de sus sesiones bajo el título "Juntos, pero no revueltos: Sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones", que en esta ocasión contó como principal ponente con Rafael Grande, presidente de Event Managers Association (EMA) y responsable de Global Events de Almirall.
Rafael Grande inició su intervención trasladando a los presentes la cuestión central de la jornada: “¿Hasta dónde llega la labor del travel manager y en qué punto empieza la del meeting planner?”. Después de analizar las posibilidades de colaboración entre ambas partes, el experto señaló la necesidad de diversificar la contratación con la agencia. En su opinión, “los grandes intermediarios del business travel son muy eficientes en los viajes de negocios, pero cuando se trata de reuniones y eventos, su función puede llegar a ser meramente logística”.
Aunque los procesos en la planificación del MICE siguen siendo muy manuales, la existencia de herramientas relacionadas con la gestión de clientes (CRM), que en ocasiones están conectadas a su vez a soluciones de autorreserva, está mejorando enormemente la dirección de este departamento.
Por otra parte, Grande se refirió a la medición del retorno de la inversión (ROI). Según su experiencia, no existen métodos del todo fiables. “Si nadie tiene una solución definitiva en el ámbito del business travel, en el sector MICE mucho menos”, recalcó. El gestor de eventos globales de Almirall emplazó a las empresas a que definan claramente qué es lo que les interesa medir, en concordancia con sus objetivos a la hora de organizar un evento.
VISIÓN DE LA AGENCIA
La visión desde la agencia vino de la mano de Alberto Mestre, director del Área de Meetings & Events de American Express Global Business Travel, quien destacó que se está produciendo una evolución de los travel managers hacia una mayor participación en la organización de eventos, debido a las sinergias que se producen en ambos ámbitos.
En su opinión, hay que buscar puntos de encuentro, pero con cuidado con las políticas de concentración de compras: “los mismos proveedores no siempre son los más eficientes para cada propósito”. Mestre también advirtió de la complejidad de aplicar el modelo de transaction fee a los eventos, dada la variedad de productos y servicios implicados.
Otro de los aspectos de la gestión del MICE son los niveles de calidad de servicio. Según el directivo de American Express GBT, “cada empresa debe fijar sus propios indicadores en función de sus necesidades e intereses. El business travel está más evolucionado en los procesos de reporting, mientras que en el área de reuniones y eventos la tecnología está empezando a llegar ahora”. Mestre ligó este tema, con el retorno de la inversión para admitir que las herramientas de medición tienen que valorar también aspectos diferentes al del ahorro.
TRAVEL FRICTION
Forum Business Travel finalizó la jornada con la ponencia de su socio cofundador Óscar García titulada "El concepto de Traveler Friction y Traveler Experience". La intervención arrancó con una conclusión contundente: “Las condiciones del viaje tiene un impacto financiero en las empresas”.
García argumentó esta afirmación señalando que el confort y las experiencias positivas durante los desplazamientos redundan en la productividad de los viajeros y que las empresas que descuidan este aspecto pueden perder oportunidades de negocio y expansión. En relación con la política de recursos humanos “también hay que tener cuidado, porque los empleados con talento pueden marcharse si las condiciones no son buenas. El salario no lo es todo”.
Es el concepto de travel friction: “Viajar genera estrés, hay falta de oxígeno en los aviones, se come peor y a deshora, los viajeros de negocios no suelen ir al gimnasio del hotel, ni se relajan visitando la ciudad después de la reunión... Es cuestión de calidad de vida y esto forma parte también del coste total del viaje, el coste humano, no solo el del transporte, el hotel o los gastos extras”. En opinión hay que buscar el equilibrio entre ambos.