Resumen de la jornada en Madrid sobre las palancas de negociación con proveedores

Forum Business Travel ha analizado las estrategias de negociación con los proveedores de viajes de empresa en su sesión formativa celebrada el 23 de abril en Madrid. La ponencia defendida por Mayte Saboné, travel manager de Laboratorios Lilly, apunta las dificultades de mantener una relación de beneficio mutuo, dada la falta de madurez del mercado español.

 

“Hasta hace pocos años, las compras eran tácticas: necesito algo, lo adquiero y ya está. Ahora tienen una componente estratégica. La pregunta es si estamos dispuestos a pagar por un valor añadido, porque el auténtico valor en las compras no es gratis”. El arranque de la ponencia de Mayte Saboné en el hotel NH Collection Eurobuilding no pudo ser más contundente, un dardo que invita a la reflexión.

Según enfatizó la experta de Forum Business Travel, la relación estratégica con los proveedores se plantea a largo plazo: “es como empezar un viaje juntos en el que se comparten riesgos y, en algunos casos, inversiones”, apuntó Saboné. El objetivo es que comprador y vendedor se conviertan en partners.

La ponente fue más allá al opinar que “el mercado en España está aún poco maduro en este sentido. Los proveedores no están del todo preparados para las relaciones estratégicas”. La travel manager de Lilly se manifestó, en un tono un tanto irónico, en contra de los contratos: ¿qué valor añaden? Son un mero trámite burocrático. La relación con el proveedor hay que trabajarla día a día, no a través de un papel”.

DEBERES PARA EL TRAVEL MANAGER

Según la ponencia presentada en Madrid, para la gestión estratégica de las compras de viajes es necesario:

-Reunir y analizar toda la información para compartirla con el proveedor.
-Definir la categoría de compras: tipos de viajeros (empleados, invitados,..); unidades de negocio (actividad, geográficas, etc.), tipos de servicios (principales, secundarios, eventos, etc.)
-Decidir la estrategia, contando con el benchmarking realizado.
-Conseguir un equilibrio entre el bienestar de los viajeros y el precio.
-Medir los resultados.

CLIENTES INTERNOS

Para Saboné, es esencial conocer mejor a los clientes internos, preguntar con más regularidad, sondear sus expectativas, más allá de los fríos datos de pernoctaciones o de las rutas aéreas frecuentadas. Además, como recordó la ponente, “las plantillas cambian, se van incorporando nuevas generaciones y las preferencias cambian”.

Por otro lado, las imposiciones internas pueden condicionar la estrategia de compras. Con frecuencia esto ocurre con las cuentas de viajes globalizadas. “Un proveedor que es muy bueno en Alemania no tiene por qué ser tan bueno en España”.

MEDICIÓN

Aunque la experta reconoció que la medición de un servicio es más complicada que la de un producto, es necesario hacer un esfuerzo en este sentido: “Interesa tanto al proveedor como al comprador, ya que es difícil mejorar cuando los problemas no están identificados”.

¿Y qué medimos? Los SLA (Service Level Agreement) pueden ser farragosos y poco útiles. Según recomendó Saboné, “hay que centrarse en lo realmente importante para la compañía, encontrar un modelo de seguimiento más sencillo con menos indicadores”. Para la travel manager, los KPI (Key Performance Indicator) tienen que ser específicos, medibles, alcanzables y realistas, y referirse siempre a un periodo concreto.

TECNOLOGÍA

Por último, Mayte Saboné se refirió a la tecnología para destacar la potencia de las herramientas que existen hoy en día para realizar peticiones de cotización online (eRFX), pero también advirtió que no pueden llegar a sustituir del todo a las reuniones presenciales con los proveedores, sobre todo en empresas de gran tamaño o complejidad.

También señaló que las subastas electrónicas “muchas veces no son positivas”, dado que el nivel de detalle de los requerimientos tiene que ser muy alto para no llevarse sorpresas con el ganador. En cuanto al consumo colaborativo, Saboné indicó que “es una puerta que aún no se abierto del todo para los viajes de empresa, pero que ofrece enormes oportunidades aún por explorar”.