Resumen de la jornada en Barcelona sobre las palancas de negociación con proveedores
Forum Business Travel ha analizado las estrategias de negociación con los proveedores de viajes de empresa en su sesión formativa celebrada el pasado 21 de abril en Barcelona. La ponencia defendida por Esther Benavent, category manager de Indirect Services en GB FOODS, subraya que estas relaciones deben aportar valor a ambas partes y no hay que centrarlas en el aspecto meramente económico.
Según explicó Benavent ante el medio centenar de travel managers reunidos en el hotel NH Collection Barcelona Constanza, lo esencial es buscar el equilibrio entre los distintos clientes internos de la empresa, crear expectativas adecuadas, dimensionar el esfuerzo y dedicación a la importancia de la categoría que se negocia y definir una estrategia en las tecnologías que dan apoyo a todo el proceso.
Para empezar, es importante definir la categoría de compras, en este caso, todos los viajes de todas las unidades de negocio, así como los tipos de servicios demandados. Los principales tienen que ver con el transporte (avión, tren, rent-a-car,..), el alojamiento (habitación, parking, wifi, desayuno, early check in, late check out,… ), pero también hay que tener en cuenta la restauración (comidas, cenas, consumiciones,…), los traslados (taxi, transporte público, etc.) o las salas de reuniones.
Un indicador crítico es el que apunta cómo se genera y se percibe el valor de la compra entre los clientes internos, tanto al nivel de la dirección como del viajero. La ponente explicó cómo definir el valor objetivo y palancas necesarias para conseguirlos.
Para los viajeros se encuentra en el grado de servicio de los proveedores (wifi, priority boarding, asientos XL, voucher pagado, seguro rent-a-car, etc.), la facilidad para reservar, la posibilidad de realizar sugerencias de hoteles o la flexibilidad en los menús, entre otros. Para la dirección, el valor en la gestión reside en el cumplimiento de la política de viajes, la optimización de costes y el confort y la seguridad del viajero. La administración de la compañía valora especialmente la conciliación de los pagos, los procesos automatizados, los informes o la facturación electrónica.
Como señaló Esther Benavent, en el proceso de negociación hay que calibrar la importancia relativa de la categoría de compras dentro del gasto de la empresa y dimensionar el esfuerzo y el valor que aporta. “En estos momentos de cambio económico no sólo fijarse en la situación actual sino en la evolución del gasto previsto”, apuntó. La naturaleza tan cambiante de los productos y servicios que se ofertan dificultan enormemente la tarea.
ESTRATEGIA DE COMPRAS
Para la estrategia de compras, la ponencia presentada por Forum Business Travel recomienda:
Transporte aéreo: Pedir información para sacar conclusiones; identificar las rutas más demandadas por la empresa; establecer acuerdos corporativos reales con KPIs que se puedan evaluar; contemplar la posibilidad de tarifas web para destinos menos demandados.
Alojamiento: Concentrar en ciertos hoteles las pernoctaciones para conseguir poder de negociación; establecer acuerdos con cadenas de gran presencia en destinos menos frecuentados.
Rent-a-car: Recurrir solo a empresas con acuerdo.
Varios: Trato directo en la gestión de las salas de reuniones; acuerdos con empresas de taxi en las principales ciudades.
MEDICIÓN DEL VALOR
De todos los datos que llegan hay que sacar información de provecho para tener un control de la categoría o para evaluar los servicios:
KPIs programa de viajes: Saber si las palancas marcadas (anticipación de reserva, uso de SBT, etc.) están funcionando.
KPIs de Impacto: Indican el gasto de la categoría. Existen distintas posibilidades de comparación: periodos, nivel de ahorro, grado de satisfacción, incidencias, porcentaje de reembolsos y cambios, etc.
KPIs de Cumplimiento: Número de reservas que se hacen fuera y dentro de política de viajes, según la parametrización de las herramientas de reserva,
Para la ponente, el benchmarking puede ser muy útil porque “siempre se aprende algo”. Lo ideal es hacerlo sobre empresas del mismo sector en la medida de lo posible para que los parámetros sean comparables.
TECNOLOGÍA
Las peticiones de cotización vía electrónica (eRFPs) son muy eficaces, según comentó la ponente, “ya que instauran una relación equitativa y transparente con los proveedores”. El sistema de subastas es otra opción, pero Benavent desaconsejó acudir a ellas para productos o servicios esenciales, porque entrañan un riesgo. Además, no suelen contemplar los servicios complementarios.
En cuanto al consumo colaborativo, tan de moda actualmente, la experta de FBT indicó que las centrales de compra pueden resultar injustas para la empresas que aportan el mayor volumen. Esther Benavent admitió su preferencia por las centrales de negociación con empresas incluso de otros sectores, dado que el ahorro se reparte de forma más proporcional.