Más de la mitad de los travel managers gestiona de forma manual los gastos de viaje

El control de los gastos de viaje es imprescindible para evaluar el coste total de los desplazamientos, ya que en algunos casos puede suponer hasta el 30% del total. Aunque el 82,7% de los gestores que los analiza habitualmente, el 55,2% declara seguir procedimientos manuales. Es otra de las conclusiones del “Observatorio sobre Tecnología e Innovación aplicadas a los Viajes de Empresa".

Las empresas que disponen de mayor presupuesto son las más estrictas con este control. La encuesta, realizada entre 120 travel managers, revela que el 100% de las que invierten entre 5 y 10 millones al año o más tienen en cuenta los gastos de viaje en su contabilidad.

Si el control de esta partida es ampliamente mayoritario entre las empresas, la forma de llevarlo a cabo no resulta tan positiva, al menos desde el punto de vista tecnológico, dado que el 55,2% afirma realizarlo de forma manual.

El porcentaje de viajeros frecuentes en la compañía modifica sustancialmente este apartado. Así, las que tienen menos del 30% realizan un reporte manual en el 75,9% de los casos. La proporción baja al 45,2% cuando se trata de empresas que tienen entre un 30% y un 50% de empleados viajeros, y al 33,3% cuando estos representan entre el 50% y el 70% de la plantilla.

En los casos en los que las empresas disponen de sistemas automatizados de gestión de gastos de viajes, también es muy elevado el porcentaje de las que emplean herramientas integradas en su back office: un 80%, frente al 15,6% en las que esta opción no es posible. En cambio, las soluciones para digitalizar tickets, recibos y demás justificantes de gastos de viaje apenas están implantadas en el 38,5% de las empresas.

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LA INTERPRETACIÓN DEL EXPERTO
 

Los resultados del estudio arrojan una vez más una clara realidad: aún queda mucho por hacer y más aún dentro del segmento de las pymes, que deben hacer sus números y reconocer la urgencia de poner en marcha sus estrategias de implantación de este tipo de soluciones para la gestión de los gastos de viaje, en beneficio de sus empleados y de la propia organización, sobre todo la división contable y financiera. En el otro extremo podemos observar cómo las grandes empresas han hecho sus deberes en este tema, en un alto porcentaje, escogiendo como mejores soluciones aquellas que se integran con sus sistemas de gestión empresarial.

Si valoramos por un lado lo que beneficia a la empresa y por otro lado a sus viajeros frecuentes, nos encontraremos con que un uso correcto de la tecnología aplicada a la gestión de los gastos del viaje, la generación de los partes de gasto, la digitalización de los tickets, la aprobación automática por parte del personal responsable o la integración directa con el sistema de gestión para su contabilización hace que todos salgan ganando.

Los empleados, porque se reduce el tiempo invertido en labores totalmente impropias e improductivas. Esto contribuye a eliminar parte del estrés y mejorar la relación personal-laboral. Para los travel managers porque pueden mantener actualizados los datos de forma mucho más rápida y eficiente, controlando posibles desviaciones casi en tiempo real y, sobre todo, mejorando su línea de aprobación, lo cual amplifica la imagen y comodidad frente al empleado.

 

    BORJA RODRÍGUEZ NISO, socio fundador de VELENTIS