¿Qué va a suponer la homologación de justificantes digitales por parte de la Agencia Tributaria?
JOEL VICIENT, fundador y CEO de CAPTIO
Eliminar al máximo el papel de los flujos de trabajo de la empresa aporta beneficios que a estas alturas apenas es necesario justificar. La migración hacia lo digital es una tendencia con un amplio recorrido ya en el mundo de la empresa. El uso del papel como soporte para flujos de trabajo suele estar relacionado con tareas manuales, procesos no integrados, errores de introducción, falta de visibilidad… En definitiva, factores negativos que afectan a la eficiencia y control.
Las organizaciones conocen estos problemas y progresivamente han adoptado herramientas y metodologías para trasladar al máximo sus procesos al mundo digital. Ahora bien, todavía hoy existen reductos que se resisten a esta transformación. El papel todavía pervive en flujos con ciertas características que hacen difícil librarse de él.
Un ejemplo claro es la gestión de gastos de empresa. A pesar de que en el mercado existen varias herramientas que permiten una gestión digital del proceso de reporte, validación y reembolso de las notas de gastos, hasta hace poco existía un factor que puede ser considerado externo a la empresa y que impedía la digitalización total del proceso.
La obligación legal frente al fisco hace -o hacía, como veremos a continuación- necesario conservar el justificante original. Esto implicaba incorporar al flujo de gestión de gastos la entrega de todos los tiques y facturas. Todo este papel, a efectos de una posible inspección, se mantenía en un archivo. En caso de tener que justificar algún gasto, ésta era la fuente a consultar.
Por ley, los justificantes deben conservarse por un periodo de 4 años. Esto significa mucho papel que acumular y durante mucho tiempo. Una vez más, en esta situación salían a relucir los efectos negativos de apoyar un proceso en el papel. Dificultades al localizar un justificante, pérdidas de documentos e imposibilidad, en el caso de los tiques, de pedir una copia, originales deteriorados con el paso del tiempo…
La nueva generación de herramientas de gestión de gastos da un paso definitivo hacia la “despapelización” de este proceso. Los actuales procesos de digitalización de documentos homologados por la Agencia Tributaria permiten, ahora sí, una total independencia del papel. Los justificantes digitalizados con las herramientas que dispongan del sello de la Agencia tienen la misma validez a efectos legales y tributarios que los originales.
Se abre de este modo la posibilidad de prescindir totalmente del papel, tanto a efectos legales como de gestión dentro de la propia empresa. En cuanto a beneficios: eficiencia, control y una tranquilidad total frente a cualquier tipo de auditoría.