¿Qué debe tener en cuenta el travel manager para gestionar la seguridad del viajero?
RAQUEL GUTIÉRREZ, Travel Manager Outsourced de GAS NATURAL FENOSA
Lo que llamamos Duty of Care es la obligación de las empresas de informar, cuidar y proteger a sus empleados en un desplazamiento de trabajo. El objetivo principal es el bienestar del viajero, pero también está en juego la continuidad del negocio, debido a que la reputación de la compañía puede resentirse cuando se producen incidencias si éstas no se gestionan adecuadamente.
La legislación española es de las más duras del mundo en este campo. Por eso hay que tener un cuidado especial y vigilar si estamos cubiertos ante todos los posibles incidentes. La póliza contratada no tiene por qué ser la que mejores coberturas tenga, sino la que más se adapte a las necesidades de la empresa, teniendo en cuenta que los medios de pago también llevan asociados seguros de viaje.
La empresa tiene que informar a los viajeros sobre el nivel de riesgo del país de destino. Es un deber que viene reflejado en la misma Constitución y en el Código Penal. El travel manager puede complementar este requisito facilitando información completa e independiente que haga más fácil y seguro el desplazamiento. Es una labor formativa muy importante porque ayuda a prevenir. Este contenido se puede complementar durante el viaje con alertas y recomendaciones. Con los dispositivos móviles, cada día es más fácil tener una información actualizada en todo momento.
La labor de asistencia del gestor de viajes también es fundamental. Ante cualquier eventualidad, lo más urgente es localizar a los viajeros y comunicarse con ellos mientras se activan los protocolos de seguridad y se gestiona la intervención con el seguro, así como con sus familiares o allegados.
Para gestionar bien la seguridad en viaje hay que crear equipos multidisciplinares organizados en comités de riesgo. Estos equipos pueden incluir representantes internos de los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas, Relaciones Públicas y el propio travel manager, junto asesores externos de la agencia de viajes, del medio de pago o de alguna empresa contratada con asistencia 24 horas. Lo mejor es asignar un responsable. Los planes de actuación deben cubrir el antes, el durante y el después del viaje.
Los procesos de monitorización y seguimiento son los que sirven para auditar el programa de seguridad y realizar los cambios necesarios para mejorar la respuesta en el futuro.