¿Cuáles son las dificultades de adaptar contratos globales a la política de viajes local?
ROGELIO GRACIA
Meetings & Congress Local account en PFIZER SPAIN
Una vez se anuncia la política global de viajes, lo primero que se hace es crear un “comité de acción” con los departamentos involucrados y decisorios a la hora de validar, adecuar e implementar dichas políticas. En concreto, Legal, Compliance/Finanzas, Compras, Recursos Humanos y Travel Manager.
Cada uno de estos departamentos juega un papel muy importante para que dichas políticas se puedan implementar de forma efectiva y de acuerdo a los estándares locales, tal y como explico a continuación:
El departamento Legal es el responsable de saber si algún apartado de la política global no cumple con alguno de los requerimientos legales del país, como por ejemplo lo relativo a los visados o la protección de datos.
Los departamentos de Compliance/Finanzas son los responsables de dictaminar si los medios de pago, forma de reportar los gastos, impuestos locales y categorías hoteleras, así como la clase de servicios aéreos y terrestres se pueden aplicar al país, pues hay particularidades en cada uno que no son extrapolables. Asimismo, ambos departamentos deben de dejar muy claras las formas de pago de los servicios prestados. Actualmente, el medio de pago más eficaz de todos los servicios es la tarjeta de crédito, pero en España aún hay una gran reticencia a su distribución indiscriminada a todos los viajeros.
Desde el área de Finanzas se busca optimizar al máximo los recursos, reduciendo en la medida de lo posible el número de desplazamientos, alojamientos y la tarifa media a pagar. Estas medidas algunas veces provocan un cierto malestar en el viajero, debido a que no se le da tanta libertad a la hora de escoger la forma de viajar y el lugar donde alojarse.
El departamento de Recursos Humanos es el responsable de verificar que las políticas globales siguen las pautas locales con las acordadas y que no vayan en detrimento de los derechos adquiridos de los empleados. Sin embargo, una política local, si es actualizada, deberá de ser siempre igual o más restrictiva que la global.
El departamento de Compras debe certificar que los contratos que se han firmado a nivel global con las compañías hoteleras y líneas aéreas cumplan todos los términos y condiciones comerciales en el país, ya que hay cláusulas que difieren en cada región.
Un factor importante y a la hora de implementar una política de viajes, es parametrizar su utilización y controlarla con las herramientas de autorreserva, una apuesta segura y de gran valor, tanto para el viajero como la empresa.
El Travel Manager es el responsable de hacer visible y entendible la política global a nivel local; es decir, se encarga de velar porque la política sea ecuánime, agrade en la medida de lo posible a todos los viajeros y que no solo la acaten sino que la entiendan y la cumplan. Para poder realizar esta labor es imprescindible el apoyo incondicional del Comité de Dirección y del departamento de Comunicación, que juega un papel fundamental a la hora de saber qué y cómo se tienen que comunicar las políticas a los empleados. En resumen, el Travel Manager juega un papel crucial ya que es el punto de mira de todos en lo relacionado con el proceso de viaje, desde que se empieza con la reserva hasta que se regresa del destino, para lo cual hay que ser un buen negociador, comunicador que se apoya en argumentos sólidos.