¿Cómo afectará la nueva normativa del IVA a la gestión de los gastos de viaje?
DAN MOSER, Director de Marketing de CAPTIO
El anuncio de la aplicación del Sistema Inmediato de Información, la nueva normativa que regulará la gestión del IVA a partir de 2017, ha generado revuelo en muchas empresas. Éstas deberán adaptar sus procesos para proporcionar información fiscal de una forma mucho más ágil.
Las grandes empresas (según el criterio de la Agencia Tributaria las que facturan más de 6 millones anuales) deberán aportar en un máximo de 4 días el detalle de todas sus facturas emitidas y recibidas. También, por supuesto, la de las facturas simplificadas, categoría en la que caen los llamados tiques de compra, que son un elemento habitual en la justificación de los gastos de viaje corporativos.
La Agencia Tributaria escoge este primer grupo de empresas para probar la implantación de esta nueva normativa. De todas formas, es previsible que la medida se acabe extendiendo al resto de contribuyentes en un futuro cercano.
Las grandes organizaciones cuentan con sistemas informáticos que integran muchos flujos de trabajo con facturas, así que la Agencia Tributaria prevé que se puedan adaptar a los nuevos plazos de presentación de la información requerida sin grandes obstáculos.
Sin embargo, -y a pesar del optimismo de la Agencia- será difícil que esta nueva normativa no afecte seriamente a los procesos de gestión de muchas empresas. Un buen ejemplo puede ser la gestión de los gastos de viaje, un proceso relacionado profundamente con el trabajo con facturas.
La mayoría de empresas, a día de hoy, agrupan los gastos por periodos en las llamadas hojas de gasto, que sirven como base para la supervisión y contabilización. Cuando el Sistema Inmediato de Información esté vigente, el lapso de tiempo máximo entre que el trabajador reciba un tique asociado a un gasto de viaje y la empresa lo notifique a Hacienda será de un máximo de 4 días. Esto abre algunas incógnitas sobre cómo deberá cambiar este proceso para adaptarse a las nuevas restricciones de tiempo.
Esta nueva normativa reforzará la propuesta de valor de herramientas que permitan una gestión más rápida e integrada del proceso de gestión de gastos. De hecho, las plataformas de gestión digital de gastos de viaje ya existentes van a poder incorporar las funcionalidades que garanticen estas condiciones de forma bastante sencilla.
Dado que la metodología que promueven es que se digitalice el justificante en el mismo momento en que se recibe usando el smartphone, estos datos pueden estar disponibles en el circuito de revisión empresarial y posterior notificación a la Agencia Tributaria de forma prácticamente instantánea.