Una fattura alberghiera su quattro presenta discrepanze con la tariffa negoziata.

Secondo uno studio condotto da GBTA in collaborazione con HRS, le aziende pagano il 14% in più per i viaggi d'affari rispetto a quanto negoziato, quando vengono riscontrate discrepanze tra quanto concordato e quanto pagato. Un quarto delle oltre 500.000 tariffe analizzate erano sbagliate o non riportavano correttamente i dettagli dei servizi.

L'indagine globale, condotta nei primi quattro mesi dell'anno, rivela che l'86% dei travel manager controlla le informazioni al momento del caricamento delle tariffe per confermare le differenze tra le tariffe alberghiere negoziate e pagate e i servizi inclusi nei programmi di viaggio aziendali. Secondo i dati analizzati, il 17% dei contratti alberghieri contiene errori. Il 32% dei manager intervistati controlla le tariffe quando apporta modifiche, il 10% le controlla settimanalmente o mensilmente (rispettivamente il 4% e il 6%) e il 22% ogni due mesi. Un travel manager su sette non effettua questo tipo di audit.

Le ragioni del mancato controllo sono, secondo il 42%, la mancanza di risorse interne; per il 16%, l'assenza di un budget per esternalizzare il compito. Allo stesso modo, per il 18%, l'esecuzione di tali audit non rappresenta una riduzione del compenso e non è quindi una delle loro priorità.

Dopo la RFP (Request for Proposal)

e la negoziazione del contratto, i dati vengono inseriti nei GDS (Global Distribution Systems) e nei sistemi di prenotazione utilizzati dai viaggiatori e dalle agenzie di viaggio. A causa della mancanza di standard nel settore, come la variazione delle categorie di camere, si verificano errori, sia umani che di sistema, che possono causare deviazioni tra i valori concordati e i dati che appaiono nello strumento di prenotazione dell'azienda.

Un contratto alberghiero su sei sottoposto a verifica contiene discrepanze, soprattutto nella tariffa, seguita dalla categoria della camera, dai servizi e dalla politica di cancellazione.

Lo studio di HRS su 500.000 tariffe rivela che il 25% è in errore.  Questo scostamento dimostra che c'è molto da fare nei programmi che i travel manager gestiscono, dato che le aziende pagano il 14% in più di quanto hanno negoziato.

Per regione, lo studio indica che le discrepanze in Latam sono del 18%, negli Stati Uniti e nell'APAC del 14% e le aziende dell'EMEA pagano più dell'11% di quanto negoziato.

Esce anche che il modo in cui vengono effettuate le verifiche varia significativamente a seconda del travel manager: il 52% verifica le tariffe internamente e manualmente. Altri affidano il compito alle agenzie (38%), al fornitore di soluzioni alberghiere (15%) o a un altro consulente esterno (11%). Il 36% si aspetta che i viaggiatori segnalino quando una tariffa non è corretta, il che potrebbe essere il modo meno efficace per monitorare e controllare le discrepanze.

Il 16% si affida all'hotel per informare il travel manager quando si verifica una discrepanza. Tuttavia, la maggior parte degli hotel non ha la possibilità di controllare ogni contratto e, a causa della fedeltà al marchio, è spesso riluttante a fornire queste informazioni.