Tendenze globali nella pianificazione dei meeting per il 2014, secondo American Express
Secondo il Global Meetings Forecast 2014 di American Express Meetings & Events, la spesa per azienda per l'organizzazione di meeting in tutte le regioni dovrebbe diminuire leggermente o rimanere invariata rispetto all'anno precedente. Dopo due anni di moderato aumento delle attività e dei budget, si avverte un senso di stabilizzazione dell'attività del settore.
I meeting planner che hanno risposto al sondaggio di American Express Meetings & Events hanno identificato le seguenti tendenze e aspettative per il 2014 in tutte le regioni:
• L'interazione attraverso i social media e le app è in aumento.
Secondo uno studio di Google “Our Mobile Planet”, dal 2012 la penetrazione degli smartphone è aumentata di 10 punti percentuali nella maggior parte delle regioni, e anche l'uso quotidiano dei social network è in aumento.
Per il 2014, American Express Meetings & Events prevede un leggero aumento in tutte le regioni dell'uso dei social media nei meeting, a causa del crescente utilizzo delle applicazioni mobili e dei social media, non solo nella vita personale ma anche in quella lavorativa.
Con il miglioramento della tecnologia per i meeting, i meeting planner hanno mostrato un crescente interesse per l'uso delle app mobili e il desiderio di comprenderne l'uso nei loro meeting professionali.
Attualmente, le aziende stanno selezionando gli strumenti e i fornitori giusti per queste app. In generale, i pianificatori di eventi sono sempre più sollecitati a utilizzare i social media e le applicazioni mobili prima, durante e dopo l'evento come un modo per estendere la comunicazione e connettersi con i partecipanti per massimizzare il tempo trascorso alla riunione e creare opportunità per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti.
• Continuazione della tendenza a controllare i budget per i meeting locali e regionali.
Poiché i budget continuano a essere difficili da chiudere, una tendenza chiave per gli organizzatori nel 2014 è la richiesta di meeting locali. Gli intervistati rivelano che le aziende tenderanno a organizzare le riunioni nella propria regione e, ove possibile, utilizzando le proprie strutture. Il rispetto delle politiche aziendali, i costi e il tempo speso per gli spostamenti sono i principali catalizzatori di questa tendenza, in quanto le aziende continueranno a cercare modi alternativi per controllare i costi e ridurre il tempo trascorso fuori dall'ufficio.
Si prevede che il processo di approvazione delle riunioni diventerà sempre più rigoroso e difficile da ottenere in tutte le regioni, sia per i ritardi previsti che per la necessità di richiedere un maggiore rapporto qualità-prezzo nelle riunioni esterne. I manager devono spesso approvare i programmi delle riunioni quando il budget è più alto del normale e il numero di partecipanti è superiore al solito. Questo ritarda ulteriormente il processo di approvazione.
Per ottimizzare i costi nel 2014, i meeting planner incorporeranno anche le tariffe di gruppo nei loro programmi di meeting strategici. Questa tendenza comporterà un leggero aumento delle tariffe di gruppo, sia alberghiere che aeree, rispetto alle tariffe del 2013. Man mano che i meeting planner diventeranno più consapevoli dei vantaggi in termini di costi e di flessibilità che questo tipo di tariffe consentono, esse acquisteranno maggiore peso nel processo di pianificazione degli eventi.
• Luoghi non tradizionali.
I professionisti del settore intervistati per il sondaggio del 2013 avevano già indicato di essere alla ricerca di luoghi di incontro meno tradizionali, come sedi all'aperto, università e acquari. I risultati del sondaggio 2014 prevedono tendenze simili, soprattutto in Europa e in Asia, con un aumento del 2,5% nell'utilizzo di tali sedi.