Sintesi delle sessioni di formazione sull'assicurazione viaggi aziendale
La sicurezza del programma di viaggio è molto importante, perché sono in gioco vite umane. Le aziende dovrebbero essere più consapevoli di questa realtà . Il ruolo del travel manager in questo processo è essenziale. Sintesi della presentazione "Tutto quello che c'è da sapere sull'assicurazione viaggi aziendali", tenuta da Raquel Vaquero, business travel manager di Gestamp, in occasione delle sessioni di formazione di ottobre del Forum Business Travel.
Secondo l'attuale diagnosi del programma di viaggi aziendali, ciò che le aziende chiedono è il conseguimento di risparmi. Di norma, la sicurezza e la soddisfazione dei viaggiatori non sono gestite con la stessa priorità . Ma poco si può fare per migliorare la comunicazione e coinvolgere il pubblico dei viaggiatori nel fornire le informazioni necessarie.
Il viaggiatore è una tabula rasa quando si tratta di assicurazione. Si sposta in paesi con legislazioni eterogenee. Le aziende intraprendono lunghi progetti all'estero e la sicurezza diventa più complicata. Per questo motivo devono prestare maggiore attenzione alle condizioni in cui si svolgono i viaggi, non solo per motivi di immagine, ma anche per mantenere i dipendenti motivati.
Qual è il contributo del metodo di pagamento intermedio alla progettazione dell'assicurazione viaggi? Un risparmio diretto e quantificabile, dovuto principalmente al fatto che l'azienda non deve stipulare direttamente una polizza di assistenza.
COPERTURA ASSISTENZA
Persone Trasferimenti per infortuni, assistenza medica, medicinali, rimpatri, ecc.
Bagagli
Bagagli. Perdita, ritardo, smarrimento o furto di documenti, ecc.
Ritardo.- Oltre alla copertura del vettore, supplemento per ritardi, cancellazioni, mancate coincidenze, ritardo nell'arrivo al mezzo di trasporto lungo il percorso. Etc
Cancellation Illness, accident, death, etc
TYPES OF INSURANCE
1st Degree
Accident insurance.- In the cycle of the trip from the departure from home to the arrival of the means of transport.
24H insurance.- Accident at destination.
Accident at destination.
Accident at destination.
Accident at destination. Incidente a destinazione.
2º grado
Spese mediche.
Imprevisti e altro.
PROCESSO DI NEGOZIAZIONE
La prima cosa da fare è analizzare le esigenze e priorità delle aree. La trattativa è solitamente condotta dal travel manager o dall'area acquisti, ma è necessario coinvolgere il resto dei reparti, soprattutto Risorse Umane, Legale, IT e Finanza.
PROCESSO DI RFP
Nella relazione non si deve omettere alcun dettaglio. Sono tutti importanti. La presentazione dell'azienda, il suo profilo, la sua posizione geografica, il tipo di viaggi che intraprende, il volume dei viaggi, il numero di operazioni, il numero di account nel caso in cui sia necessario coprire diverse aziende.
Inoltre: requisiti e condizioni, scadenze, procedure, protocollo con i dipendenti, riservatezza, ecc.
COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA
Questa è la parte più importante, un aspetto che deve essere rafforzato, sia per il viaggiatore che per gli altri reparti coinvolti. Esternamente, con i mezzi di pagamento e con l'agenzia di viaggi. È necessario riflettere nella polizza di viaggio la copertura e le istruzioni, soprattutto per quanto riguarda i mezzi di pagamento utilizzati, che sono in gran parte quelli legati all'assicurazione. È uno strumento poco costoso e molto efficace. Permette una comunicazione bidirezionale. Sondaggi, suggerimenti, documentazione, esempi, informazioni pratiche, ecc.
2.-Intranet: integra il precedente.
3.-Mailing: il meno consigliabile, dato che la catena può essere interrotta. In any case, it is a widely used channel.
CONCLUSIONS
Sensitise.- The importance of safe travel.
Convince.- Not only know, but also transmit.
Involve.- The departments involved.
Communicate.- This is what closes the whole circle of the process.
Communicate.- This is what closes the whole circle of the process. Convince.- Not only know, but also transmit.
Convince.