Sintesi della conferenza sulle sinergie tra viaggi d'affari e riunioni_Barcellona
Il 18 giugno il Forum Business Travel ha tenuto presso l'hotel Tryp Apolo di Barcellona la seconda delle sue sessioni dal titolo "Insieme, ma non confusi: sinergie tra viaggi d'affari e meeting", che in questa occasione ha visto come relatore principale Rafael Grande, presidente dell'Associazione dei gestori di eventi (EMA) e responsabile degli eventi globali di Almirall.
Rafael Grande
Rafael Grande
ha iniziato il suo intervento ponendo ai presenti la domanda centrale della giornata: “?"Fino a che punto arriva il lavoro del travel manager e dove inizia quello del meeting planner?Dopo aver analizzato le possibilità di collaborazione tra le due parti, l'esperto sottolinea la necessità di diversificare la contrattazione con l'agenzia. A suo avviso, i grandi intermediari di viaggi d'affari sono molto efficienti nei viaggi d'affari, ma quando si tratta di riunioni ed eventi, il loro ruolo può diventare meramente logistico.
Anche se i processi della pianificazione MICE sono ancora molto manuali, l'esistenza di strumenti legati alla gestione dei clienti (CRM), talvolta collegati a soluzioni di autoprenotazione, sta migliorando notevolmente la gestione di questo reparto.
Brande ha parlato anche della misurazione del ritorno sugli investimenti (ROI). Secondo la sua esperienza, non esistono metodi completamente affidabili. “Se nessuno ha una soluzione definitiva nel business travel, ancor meno nel settore MICE”, sottolinea. Il responsabile globale degli eventi di Almirall esorta le aziende a definire chiaramente ciò che sono interessate a misurare, in linea con i loro obiettivi quando organizzano un evento.
VIEW DELL'AGENZIA
La view dell'agenzia è stata espressa da Alberto Mestre, director of Meetings & Events di American Express Global Business Travel, che ha sottolineato come sia in aumento il numero di aziende che partecipano all'evento; che c'è un'evoluzione dei travel manager verso una maggiore partecipazione all'organizzazione di eventi, grazie alle sinergie che si creano in entrambi i settori.
A suo avviso, è necessario cercare un terreno comune, ma fare attenzione alle politiche di acquisto: non sempre gli stessi fornitori sono i più efficienti per ogni scopo. Mestre ha anche messo in guardia sulla complessità dell'applicazione del modello transaction fee agli eventi, data la varietà di prodotti e servizi coinvolti.
Un altro aspetto della gestione MICE è il livello di qualità del servizio. Secondo il dirigente di American Express GBT, ogni azienda deve stabilire i propri indicatori in base alle proprie esigenze e interessi. Il business travel è più evoluto nei processi di reporting, mentre nell'area meeting ed eventi la tecnologia comincia ad arrivare solo ora. Mestre ha collegato questo tema con il ritorno sull'investimento per ammettere che gli strumenti di misurazione devono tenere conto anche di aspetti diversi dal risparmio.
TRAVEL FRICTION
Forum Business Travel ha concluso la giornata con una presentazione del suo socio co-fondatore Óscar García dal titolo "Il concetto di Traveler Friction e Traveler Experience". L'intervento è partito da una conclusione forte: “Le condizioni di viaggio hanno un impatto finanziario sulle aziende”.
Garcóa ha sostenuto che il comfort e le esperienze di viaggio positive sono importanti per la produttività dei viaggiatori e che le aziende che trascurano questo aspetto possono perdere opportunità di business e di espansione. Anche per quanto riguarda la politica delle risorse umane, occorre prestare attenzione, perché i dipendenti di talento potrebbero andarsene se le condizioni non sono buone. Lo stipendio non è tutto”.
È il concetto di attrito da viaggio: “Viaggiare genera stress, in aereo manca l'ossigeno, si mangia peggio e al momento sbagliato, chi viaggia per lavoro di solito non va in palestra in albergo, né si rilassa visitando la città dopo la riunione.... È una questione di qualità della vita e anche questo fa parte del costo totale del viaggio, il costo umano, non solo il costo del trasporto, dell'hotel o delle spese extra. A mio parere, è necessario cercare un equilibrio tra le due cose.