Sintesi della conferenza sulle sinergie tra viaggi d'affari e meeting_Madrid
Con il titolo "Insieme, ma non confusi: sinergie tra viaggi d'affari e meeting", il Forum Business Travel ha tenuto il 16 giugno presso l'hotel Meliá Avenida de Amé rica di Madrid, la sessione di formazione prima della pausa estiva. Sebbene la gestione di entrambe le aree sia sempre più coordinata all'interno delle aziende, è vero che non è facile combinare le esigenze.
La giornata è iniziata con la presentazione di Margarita Algaba, responsabile del servizio delegati di Laboratorios Rovi. Sulla base dell'esperienza della sua azienda, ha difeso l'utilità di avere almeno due agenzie, una per i viaggi d'affari e l'altra per l'attività MICE. "Ci sono agenzie che sono molto efficienti nei viaggi d'affari, ma non hanno la creatività e la flessibilità che richiedono i meeting e gli eventi", ha spiegato Algaba.
La ricerca di sinergie si esprime soprattutto in una politica comune dei fornitori, per quanto possibile, perché le esigenze dei due settori non sono le stesse. È anche difficile stabilire livelli omogenei di confronto tra prezzi, servizi e indicatori di qualità, ma i fornitori stanno facendo progressi in questa direzione, secondo l'esperto.
Anche se i processi della pianificazione MICE sono ancora molto manuali, l'esistenza di strumenti legati alla gestione dei clienti (CRM), talvolta collegati a soluzioni di autoprenotazione, sta migliorando notevolmente la gestione di questo reparto.
D'altra parte, Margarita Algaba ha sottolineato che misurare il ritorno sull'investimento (ROI) nel caso di meeting ed eventi è complicato:"L'unico modo per calcolarlo è confrontarlo con le vendite, ma in questo caso non c'è una relazione diretta. Inoltre, una politica di ROI a breve termine è un errore. Ci sono altri parametri, come la proiezione del marchio, la soddisfazione del cliente, la qualità…”
AGENCY VIEWING;N DE LA AGENCIA
La visione dell'agenzia è nata dalla mano di Alberto Mestre, direttore del settore Meetings & Events di American Express Global Business Travel, che ha sottolineato come ci sia un'evoluzione dei travel manager verso una maggiore partecipazione all'organizzazione di eventi, grazie alle sinergie che si verificano in entrambi i settori.
A suo avviso, è necessario cercare un terreno comune, ma fare attenzione alle politiche di acquisto: non sempre gli stessi fornitori sono i più efficienti per ogni scopo. Mestre ha anche messo in guardia sulla complessità dell'applicazione del modello transaction fee agli eventi, data la varietà di prodotti e servizi coinvolti.
Un altro aspetto della gestione MICE è il livello di qualità del servizio. Secondo il dirigente di American Express GBT, ogni azienda deve stabilire i propri indicatori in base alle proprie esigenze e interessi. Il business travel è più evoluto nei processi di rendicontazione, mentre nell'area meeting ed eventi la tecnologia comincia ad arrivare solo ora. Mestre ha collegato questo tema con il ritorno sull'investimento per ammettere che gli strumenti di misurazione devono tenere conto anche di aspetti diversi dal risparmio.
TRAVEL FRICTION
Forum Business Travel ha concluso la giornata con una presentazione del suo socio co-fondatore Óscar García dal titolo "Il concetto di Traveler Friction e Traveler Experience". L'intervento è partito da una conclusione forte: “Le condizioni di viaggio hanno un impatto finanziario sulle aziende”.
Garcóa ha sostenuto che il comfort e le esperienze di viaggio positive sono importanti per la produttività dei viaggiatori e che le aziende che trascurano questo aspetto possono perdere opportunità di business e di espansione. Anche per quanto riguarda la politica delle risorse umane, occorre prestare attenzione, perché i dipendenti di talento potrebbero andarsene se le condizioni non sono buone. Lo stipendio non è tutto”.
È il concetto di attrito da viaggio: “Viaggiare genera stress, sugli aerei manca l'ossigeno, si mangia peggio e al momento sbagliato, i viaggiatori d'affari di solito non vanno in palestra in albergo, né si rilassano visitando la città dopo la riunione.... È una questione di qualità della vita e anche questo fa parte del costo totale del viaggio, il costo umano, non solo il costo del trasporto, dell'hotel o delle spese extra. A mio parere, è necessario cercare un equilibrio tra le due cose.