Sintesi della conferenza di Barcellona sulle leve per la negoziazione con i fornitori

Forum Business Travel ha analizzato le strategie di negoziazione con i fornitori di viaggi aziendali durante la sessione di formazione tenutasi il 21 aprile a Barcellona. La presentazione di Esther Benavent, category manager dei servizi indiretti di GB FOODS, ha sottolineato che queste relazioni devono fornire valore a entrambe le parti e non devono essere incentrate sull'aspetto puramente economico.

 

Come ha spiegato Benavent alla cinquantina di travel manager riuniti all'hotel NH Collection Barcelona Constanza, l'essenziale è cercare un equilibrio tra i diversi clienti interni dell'azienda, creare le giuste aspettative, misurare lo sforzo e la dedizione all'importanza dell'azienda;

Per cominciare, è importante definire la categoria di acquisti, in questo caso tutti i viaggi di tutte le business unit, nonché i tipi di servizi richiesti. I principali hanno a che fare con il trasporto  (aereo, treno, auto a noleggio,...), il trasporto  (aereo, treno, auto a noleggio,...).), il alloggio (camera, parcheggio, wifi, colazione, early check in, late check out,… ), ma anche il alloggio (camera, parcheggio, wifi, colazione, early check in, late check out,… ), ma anche il ristorante ;ristorazione  (pranzi, cene, bevande,…), i trasferimenti  (taxi, mezzi pubblici, ecc.).Un indicatore critico è quello che evidenzia come il valore dell'acquisto viene generato e percepito dai clienti interni, sia a livello di management che di viaggiatori. Il relatore ha spiegato come definire il valore target e le leve necessarie per raggiungerlo.

Per i viaggiatori, esso risiede nel grado di servizio dei fornitori (wifi, imbarco prioritario, posti XL, voucher a pagamento, assicurazione per il noleggio di un'auto, ecc.), la facilità di prenotazione, la possibilità di fare suggerimenti di hotel o la flessibilità nei menu, tra gli altri. Per il management, il valore della gestione risiede nel rispetto della politica di viaggio, nell'ottimizzazione dei costi e nel comfort e sicurezza del viaggiatore. Il management dell'azienda apprezza in particolare la conciliazione dei pagamenti, i processi automatizzati, la reportistica e la fatturazione elettronica.

Come sottolinea Esther Benavent, nel processo di negoziazione è necessario calibrare l'importanza relativa della categoria acquisti all'interno della spesa aziendale e misurare lo sforzo e il valore che essa apporta.In questi tempi di cambiamenti economici, è importante concentrarsi non solo sulla situazione attuale, ma anche sull'evoluzione della spesa prevista,”, puntoó.La natura in continua evoluzione dei prodotti e dei servizi offerti rende questo compito estremamente difficile.

Strategia di acquisto

Per la strategia di acquisto, il documento presentato da Forum Business Travel raccomanda:

Trasporto aereo: Chiedere informazioni per trarre conclusioni; identificare le rotte più richieste dall'azienda; stabilire veri e propri accordi aziendali con KPI valutabili; considerare la possibilità di tariffe web per le destinazioni meno richieste.

Alloggio: Concentrare i pernottamenti in alcuni hotel per ottenere potere contrattuale; stabilire accordi con catene con una forte presenza nelle destinazioni meno frequentate.

Rent-a-car: Utilizzare solo compagnie convenzionate.

Varie: Trattare direttamente con la gestione delle sale riunioni; accordi con compagnie di taxi nelle principali città.

MISURAZIONE DEL VALORE

Da tutti i dati in entrata è necessario estrarre informazioni utili per avere un controllo della categoria o per valutare i servizi:

KPIs travel programme: Per sapere se le leve segnalate (anticipazione delle prenotazioni, utilizzo del SBT, ecc.) stanno funzionando.

Impact KPIs: Indicare la spesa della categoria. Ci sono diverse possibilità di confronto: periodi, livello di risparmio, grado di soddisfazione, incidenti, percentuale di rimborsi e cambi, ecc.

Compliance KPI: Numero di prenotazioni effettuate al di fuori e all'interno della travel policy, secondo la parametrizzazione degli strumenti di prenotazione,

Per il relatore, il benchmarking può essere molto utile perché si impara sempre qualcosa. L'ideale è farlo su aziende dello stesso settore, per quanto possibile, in modo che i benchmark siano comparabili.

Le richieste di preventivo elettroniche (eRFP) sono molto efficaci, secondo il relatore, “perché stabiliscono un rapporto equo e trasparente con i fornitori”. Il sistema delle aste è un'altra opzione, ma Benavent ha sconsigliato di utilizzarle per prodotti o servizi essenziali, perché comportano un rischio. Inoltre, di solito non prendono in considerazione i servizi complementari.

Per quanto riguarda il consumo collaborativo, oggi così di moda, l'esperta della FBT ha indicato che le centrali d'acquisto possono essere ingiuste nei confronti delle aziende che forniscono il maggior volume. Esther Benavent ha ammesso di preferire le centrali d'acquisto con aziende anche di altri settori, dato che i risparmi vengono ripartiti in modo più proporzionale.