Quali nuovi approcci stanno adottando le aziende per le loro convenzioni interne?

DAVID TEJO, Assistente marketing e comunicazione

 

Si avvicina una data attesa da tutti in azienda. Una pietra miliare nel corso dell'anno, che rappresenta un incontro di gran parte dei membri del marchio, sia a livello nazionale che internazionale. In un breve lasso di tempo di tre o quattro giorni, l'incontro tra le persone e la condivisione di idee nella convention interna è contornata da una serie di attività che cercano di generare un ottimo ricordo di questo periodo di intenso lavoro.

Per diversi anni, i grandi marchi hanno progettato grandi azioni aziendali, in cui la generazione di un itinerario di lavoro annuale, o l'instillazione di un obiettivo di vendita globale, erano alcuni dei pilastri prioritari. Per molti, la convention annuale delle vendite è stata spesso più una forma di tortura numerica che una fonte di gioia. Per questo motivo, il grado di attenzione nelle diverse giornate e riunioni che compongono questi eventi è andato diminuendo, alterandosi solo nei momenti in cui si faceva una pausa per godersi un pranzo facoltativo o un'intensa cena di gala come culmine della giornata.

Da qualche anno, come accade nei congressi professionali, sono cambiati gli obiettivi e il focus dell'evento. Non perdiamo di vista il fatto che stiamo lavorando con persone, non con macchine che divorano informazioni o con l'oggetto del desiderio degli sponsor.

Analizzando alcuni progetti di questo tipo, gestiti professionalmente negli ultimi anni, in termini di organizzazione, logistica e allestimento, possiamo notare come:

Le convention aziendali sono più concentrate. Generano micro briefing, per cui le informazioni vengono date in modo intenso ma più specializzato. Cerchiamo di evitare il superfluo e l'inutile, in modo da non esaurire le menti e la pazienza dei nostri ospiti o di occupare il tempo con lunghe sessioni parallele in diversi break out.

Se vogliamo offrire informazioni molto specifiche, offriamo le master class, conferenze molto specifiche tenute da professionisti del marchio o da ospiti esterni. A questo si aggiungono i “pechakucha”, sia in formato 20×20 e con un tocco creativo, sia in versione estesa della durata massima di sei minuti.

Le distanze si accorciano e si cercano location realistiche. Si evitano i macro resort sulla spiaggia per gruppi numerosi. Perché viaggiare in un luogo ideale, situato a 5 ore di distanza dal nostro punto di origine, se si va soprattutto per lavoro? L'uso di destinazioni di medie dimensioni, ben comunicate, che permettono lo sviluppo del programma e il coinvolgimento con la popolazione e l'ambiente sono più apprezzate.

Molti marchi optano per la parte di Responsabilità Sociale d'Impresa. Per molti anni, le aziende di vari settori economici hanno fatto grandi investimenti in comunicazione interna che non hanno avuto il ROI atteso. Ecco perché, da qualche tempo, molte aziende scelgono di aiutare gli ambienti meno favoriti in molti modi: donazioni a enti in cambio di collaborazione o assegnazione di spazi per l'utilizzo di attività (è il caso dell'utilizzo di campus universitari, spazi monumentali di ospedali e conventi solitamente chiusi?), visite di persone del luogo e degustazioni di prodotti locali (ad esempio, chi meglio di un contadino può spiegare l'origine dei prodotti che un'azienda alimentare distribuisce, o il trattamento riservato alle viti che un'azienda vinicola utilizza come base per i suoi vini o cavas?Lo sport è diventato una valvola di sfogo e un motivo di unione tra i partecipanti a una convention. Non è raro vedere sessioni di yoga al mattino presto per i partecipanti, o partite di vari sport come il calcio o la pallacanestro in cui interagiscono dirigenti e lavoratori a diversi livelli. Non dimentichiamo che lavoriamo con persone che amano sentirsi persone, non oggetti intoccabili. Un piccolo "campionato" di due giorni dopo una sessione di lavoro è un ottimo modo per scaricare le tensioni e far incontrare i nostri ospiti in modo umano.

Turismo per le nuove generazioni: appaiono momenti per i più "junior". Siamo passati dal vedere come solo i membri più veterani del marchio abbiano voce e voto, a dare tempo e presenza ai più giovani, che desiderano proporre le loro idee, preoccupazioni e suggerimenti per eventuali cambiamenti. Ascoltare è importante quanto parlare, e le opinioni dei nuovi membri dell'azienda possono essere molto utili per i progetti che si stanno avviando o che possono essere avviati. In questo modo, si creano dei panel che permettono di proporre i propri suggerimenti sia di persona che virtualmente grazie ai social network.

Queste sono solo alcune delle differenze che possiamo riscontrare nelle convenzioni attuali.

Più fresche, meno ermetiche e più umane di quelle vissute anni fa. Per molti, la crisi economica che ci circonda è servita a ribaltare le cose e a ricordarci come un trattamento one-to-one sul lavoro sia più piacevole.

Non abbiamo bisogno solo di grandi eventi macro per portarci via i bei ricordi e continuare a essere orgogliosi del marchio a cui apparteniamo e che rispettiamo. Sapere che siamo un team di persone disposte a entrare in contatto con le persone, e vederci come tali, è l'impronta migliore che questo tipo di azione di marketing può generare per noi.