Le aziende iniziano a collegare la gestione dei viaggi e delle riunioni
La ricerca di risparmi e sinergie sta spingendo molte aziende a coordinare la gestione tra viaggi e meeting ed eventi, nonostante le loro linee guida dipendano spesso da dipartimenti diversi. Questa tendenza è legata alla politica di concentrazione dei fornitori per ottenere offerte migliori, secondo le conclusioni delle conferenze del Forum Business Travel di Madrid e Barcellona.
Tanto che in alcune aziende il corporate travel manager si fa carico di compiti legati all'organizzazione di convention e riunioni interne, compresi gli eventi, data la sua conoscenza privilegiata del mercato e dei fornitori di trasporti, alloggi e altri servizi legati alle esigenze di mobilità delle aziende.
Anche se la gestione di entrambi gli aspetti può essere in qualche modo coordinata, la verità è che è più comune ricorrere a diverse agenzie di viaggio. Secondo Margarita Algaba, responsabile del dipartimento Delegate Service di Laboratorios Rovi, "la creatività e la flessibilità talvolta richieste per organizzare riunioni ed eventi sono diverse dall'efficacia dei processi standardizzati per i normali viaggi d'affari".
Un'altra preoccupazione per i travel manager e i meeting planner è il calcolo del ritorno sull'investimento in viaggi ed eventi. Nel primo caso, la misurazione è relativamente più semplice. Quando si investe in viaggi, di solito è per aprire un'attività. Se si ottiene, c'è il ritorno. Con gli eventi, invece, è molto più complicato da quantificare", spiega Algaba. Nelle convention e negli eventi entrano in gioco altri fattori, come l'immagine del marchio, la fedeltà, la soddisfazione, ecc.
Per Rafael Grande, presidente dell'Associazione dei gestori di eventi in Spagna (EMA) e responsabile del settore Global Events di Almirall, “la chiave è sapere dove finisce la gestione del travel manager e dove inizia quella del meeting planner e, soprattutto, decidere cosa vogliamo misurare in base agli obiettivi fissati dall'azienda”.
La grande sfida per trarre vantaggio dalla gestione coordinata di entrambe le aree "è implementare una politica comune dei fornitori", afferma Alberto Mestre, direttore di Meetings & Events di American Express Global Business Travel. Secondo l'esperto, "questa strategia può portare a interessanti risparmi concentrando gli acquisti, ma bisogna anche fare attenzione, perché i fornitori che sono efficienti per alcuni scopi non lo sono altrettanto per altri".
Come sottolinea Óscar García, socio fondatore di Forum Business Travel, “così come le aziende stabiliscono la loro politica di viaggi d'affari, dovrebbero anche creare linee guida per gli acquisti quando si tratta di riunioni ed eventi. Con il titolo "Insieme, ma non confusi: sinergie tra viaggi d'affari e meeting", Forum Business Travel ha tenuto la sua ultima conferenza per travel manager a Madrid e Barcellona, rispettivamente il 16 e il 18 giugno, con la partecipazione di oltre cento travel manager.
Forum Business Travel ha tenuto la sua ultima conferenza per travel manager a Madrid e Barcellona, rispettivamente il 16 e il 18 giugno, con la partecipazione di oltre cento travel manager.