La gestione dei viaggi si sta orientando verso gli smart data, l'analisi dei dati veramente rilevanti.

La gestione dei viaggi d'affari sta passando dai big data agli smart data, cioè all'analisi di dati realmente rilevanti, secondo le conclusioni della conferenza sulla tecnologia e l'innovazione organizzata dal Forum Business Travel il 26 maggio a Barcellona, alla quale hanno partecipato i rappresentanti delle principali agenzie di viaggio aziendali.

Connettività e mobilità Chi viaggia per lavoro vuole tutti i gadget. Il telefono cellulare non sostituisce il computer o il tablet. Tutti coesistono. Ma le aziende sono più caute. I terminali che danno ai loro dipendenti quando viaggiano per motivi di lavoro tendono ad avere delle limitazioni, anche se il loro uso sta diventando sempre più comune per effettuare prenotazioni o, in modo più incipiente, pagamenti.

D'altra parte, i dispositivi mobili sono pronti a svolgere tutti i tipi di organizzazione del viaggio, dalle prenotazioni ai pagamenti a destinazione, ma molte aziende limitano le funzioni dei terminali che danno ai loro dipendenti per evitare problemi di sicurezza, dovuti a furti e smarrimenti.

Tra le gestioni che stanno decollando ci sono servizi relativamente nuovi e molto utili per chi viaggia per lavoro, come Mytaxi o Cabify, orientati ai trasferimenti urbani, con la possibilità di saldare il conto dallo stesso cellulare. Si integrano persino con gli strumenti di autoprenotazione, le cui versioni desktop sono ben consolidate nel business travel.

In questo senso, “anche i cellulari stanno diventando essenziali non solo per controllare le spese dei dipendenti, ma anche per tenerli sempre sotto controllo, comunicare con loro in caso di necessità e avere una tracciabilità completa del viaggio in caso di incidenti” se Óscar García, socio cofondatore di FBT.

Secondo l'ultimo Osservatorio sulla tecnologia e l'innovazione applicate ai viaggi d'affari pubblicato da FBT, l'86,2% dei travel manager spagnoli controlla e monitora le spese di viaggio. Come indicato dall'esperto di Travel Management, Verónica Ocaña, “stiamo passando dai big data agli smart data, ovvero all'analisi di dati realmente rilevanti per una gestione più efficace dei viaggi d'affari”.

Un'altra tendenza che può essere imposta ai viaggi d'affari è l'uso di tessere portafoglio in modo che il dipendente non debba anticipare denaro quando effettua le spese a destinazione. Le società che le forniscono di solito limitano i pagamenti a determinati servizi, in determinati momenti o con limiti di importo stabiliti.

Che si tratti di carte, telefoni cellulari o computer portatili, Fernando Puelles, responsabile del settore Business Travel di Amadeus Spagna, ritiene che l'implementazione della tecnologia orientata ai viaggi nelle aziende implichi la definizione di obiettivi concreti e realistici, la definizione del modo migliore per raggiungerli e ladefinire obiettivi concreti e realistici, coinvolgere il senior management, scegliere i dipendenti che fungano da ambasciatori dei nuovi strumenti, concentrarsi su coloro che viaggiano di più e dedicare tempo alla formazione, senza rinunciare agli incentivi.