La flessibilità è essenziale per implementare le politiche di viaggio globali.

La sfida di implementare una travel policy in Paesi diversi può essere affrontata solo con una strategia di flessibilità. La cultura aziendale di ogni mercato determina aspetti del programma che devono essere adattati e, in ogni caso, è sempre più efficace convincere che vincere. I travel manager del Forum Business Travel hanno analizzato le difficoltà della globalizzazione a Barcellona il 10 aprile.

Come ha detto José Montes Cabello, esperto di Business Travel,la politica dei viaggi è come un regolamento di calcio, ma deve essere vivace, mutevole e adattabile. È necessario avere un quadro globale per prendere decisioni sui miglioramenti o sulle modifiche da apportare e tenere conto della cultura aziendale del mercato. A livello locale si può arricchire la politica globale a beneficio di tutti.

Il panel di esperti del Forum Business Travel ha discusso, tra l'altro, i vantaggi e gli svantaggi dell'implementazione di una travel policy multinazionale, i primi passi verso un'implementazione regionale o globale e i diversi modelli possibili: politica unica, politica locale con elementi internazionali o politica con linee guida generali e personalizzazione locale.

Secondo Antonello Simoncini, responsabile acquisti di Ricoh Spagna,

Ogni azienda ha bisogno di un quadro normativo per i propri servizi di viaggio, ma deve essere elastico, con un certo livello di intervento locale. I viaggiatori devono avere linee guida chiare, ma non devono limitare i viaggi. I viaggiatori devono essere sempre molto attenti al comfort del viaggiatore. Anche se la politica dei viaggi deve essere controllata, non è questo il punto"

Durante la sessione, gli esperti hanno commentato l'opportunità di avere fornitori locali e multinazionali.Óscar García, socio fondatore di FBT, si è detto favorevole a dare all'azienda la libertà, all'interno di un accordo quadro, di scegliere tra due fornitori. A volte non si può lavorare con gli stessi in tutti i mercati perché non lavorano bene allo stesso modo". Montes Cabello ha aggiunto che, sebbene ci siano fornitori preferenziali, “la figura del travel manager è molto importante per vedere le reali necessità. A livello locale, il loro criterio è fondamentale perché la politica sia efficiente.

Tra le lezioni apprese dai processi di implementazione che hanno portato avanti nella loro carriera professionale, sia Simoncini che Montes Cabello hanno sottolineato che il supporto della direzione generale è essenziale e che il successo sta nella comunicazione interna. Come ha sottolineato Simoncini, il viaggiatore deve avere ben chiaro dove sta viaggiando e in quali condizioni. Per questo motivo, hanno raccomandato di realizzare azioni di formazione periodiche nei diversi Paesi, compreso l'uso di misure di incentivazione.